Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію що перевірити, перш ніж оплачувати лікарняний сумісника.
Працівник-сумісник надав оригінал лікарняного і вимагає його оплатити. Інший сумісник надав копію листка непрацездатності, в якому заповнений лише лицьовий бік. Що роботи в цих ситуаціях? Чи приймати такі документи від працівника? На що звернути увагу, коли приймаєте лікарняний від сумісника.
Що працівник надає: оригінал чи копію лікарняного
Оригінал листка непрацездатності — не підстава, щоб призначати суміснику допомогу по тимчасовій непрацездатності (далі — ТН), по вагітності та пологах. Для працівника-сумісника підставою для призначення допомоги є копія листка непрацездатності (далі — ЛН). Копію засвідчує підписом і печаткою (за наявності) керівник за основним місцем роботи (ч. 1 ст. 31 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV; далі — Закон № 1105).
Якщо працівник надає оригінал ЛН, поясніть, що це неналежний документ, який роботодавець не має права приймати. Попросіть надати оригінал ЛН на основне місце роботи, а вам принести завірену копію.
Працівник-сумісник повинен надати копію ЛН, повністю заповненого з усіх боків.
Лицьовий бік ЛН перевіряє працівник кадрової служби або табельник за основним місцем роботи. Після цього на основному місці роботи повністю заповнюють зворотний бік ЛН та на вимогу працівника надають йому необхідну кількість завірених копій. Коли сумісник надасть вам копію, перевірте, чи повністю заповнений ЛН, з якого зробили копію. У Законі № 1105 не зазначено, що має бути копія лише лицьового боку ЛН, або що заповненим повинен бути лише лицьовий бік.
Дата виходу працівника на роботу впливає в подальшому на розмір допомоги по ТН або по вагітності та пологах. Зокрема, якщо працівник раніше вийшов на роботу, період ТН, що збігся з періодом роботи, роботодавець не оплатить. Застрахованій особі надають допомогу по ТН, по вагітності та пологах у формі матеріального забезпечення, яке повністю або частково компенсує втрату зарплати/доходу (ч. 1 ст. 22 Закону № 1105).
На розмір допомоги по ТН або по вагітності та пологах впливає страховий стаж працівника, який до 2011 року розраховують за записами в трудовій книжці. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуть тільки за місцем основної роботи (п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58). Отже, повна та актуальна інформація про страховий стаж працівника є лише на основному місці працівника.
Сумарна зарплата, з якої розраховують виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем/місцями роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску (п. 30 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266; далі — Порядок № 1266).
Щоб нарахувати допомогу по ТН або по вагітності та пологах на основному місці роботи, комісія/уповноважений із соціального страхування повинна розглянути ЛН та вказати розмір призначеної допомоги у відсотках від середньої зарплати. Розмір нарахованої допомоги по ТН / по вагітності та пологах на основному місці роботи впливає на розмір допомоги по ТН / по вагітності та пологах за сумісництвом. Бухгалтер обов’язково повинен надати інформацію про середню зарплату за основним місцем роботи, вказати розмір нарахованої допомоги. Керівник та головбух ставлять печатку підприємства (за наявності) на заповненому ЛН, а також власні підписи. Лише після цього копію заповненого ЛН можна надати працівнику, щоб він звернувся на роботу за сумісництвом для призначенням допомоги по ТН або по вагітності та пологах.
Якщо працівник приніс копію ЛН, заповненого лише з лицьового боку, поясність працівнику:
- ви не зможете порахувати страховий стаж, оскільки не маєте його трудової книжки;
- комісія (уповноважений) із соціального страхування не зможе призначити допомогу по ТН / по вагітності та пологах, оскільки не матиме інформації про страховий стаж;
- бухгалтерія не зможе нарахувати допомогу по ТН або по вагітності та пологах, оскільки не матиме інформації про розмір нарахованої допомоги на основному місці роботи.
До копії ЛН працівник додає довідку про середню зарплату за основним місцем роботи. Якщо особа працює на кількох роботах за сумісництвом, додатково додає довідки про середню зарплату за місцями роботи за сумісництвом.
Коли бухгалтер обчислює середньоденну зарплату, щоб нарахувати допомогу по ТН або по вагітності та пологах, він за розрахунковий період бере 12 календарних місяців зарплати / доходу, грошового забезпечення, на які нараховували ЄСВ та/або страхові внески на відповідні види загальнообов’язкового державного соціального страхування. Так скеровує пункт 3 Порядку № 1266. Бланк ЛН містить таблицю, в якій можна вказати зарплату лише за шість місяців. Тому наразі до ЛН бухгалтер додає окрему довідку про зарплату за останніх 12 місяців. Аналогічна позиція у ФСС (лист ФСС з ТВП від 20.07.2016 № 2.4-46-1257).
Оскільки Порядок № 1266 обмежує розмір сумарної зарплати, з якої розраховують виплати, якщо працівник працює на декількох підприємствах за сумісництвом, до копії ЛН він додає довідки про середню зарплату за місцями роботи за сумісництвом. Аналогічна позиція у ФСС (лист ФСС з ТВП від 17.01.2017 № 5.2-28-65).
Якщо працівник надав копію ЛН і не додав довідки про середню заплату за основним місцем роботи, поясніть, що законодавство обмежує розмір допомоги по ТН. Тому, щоб нарахувати допомогу по ТН, бухгалтер повинен знати інформацію про середню зарплату за основним місцем роботи. Уточніть у працівника, чи працює він ще десь за сумісництвом. Якщо так, попросіть надати такі самі довідки з усіх місць роботи за сумісництвом.
Чи реєструвати копії лікарняних. Так, реєстрація ЛН допоможе:
- дотримувати 10-денного строку для призначення допомоги з ТН, вагітності та пологів;
- довести, що в затримці оплати чи втраті лікарняного винний не кадровик.
Вхідні документи необхідно реєструвати. Службовий документ, зокрема для внутрішнього користування, який отримало або створило підприємство, є внесеним до документаційного фонду з моменту реєстрації (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Документи реєструють, щоб забезпечити їх облік, контроль за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації (абз. 2 п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).
Підприємство має розглянути документи для призначення допомоги по ТН, по вагітності та пологах протягом 10 днів із дня їх надходження. Якщо комісія (уповноважений) із соціального страхування відмовляє в допомозі, має п’ять днів, щоб поінформувати працівника про відмову, її причини та порядок оскарження (ч. 1 ст. 32 Закону № 1105).
Журнал обліку листків непрацездатності — зручний спосіб відстежувати строки.
Форма протоколу комісії із соцстраху містить поле для дати засідання і не має поля для дати надходження документів на розгляд комісії. Цю дату фіксуватимете в журналі обліку ЛН. Так убезпечите себе від претензій працівників, які не отримали матдопомоги в очікувану дату. Якщо ви не реєстрували до цього копії ЛН, не потрібно реєструвати зараз копії, які надійшли раніше і які вже передали на розгляд комісії/уповноваженого із соцстраху. Реєструйте нові копії ЛН, які надійдуть до відділу кадрів. Щоб надалі розуміти, що йдеться не про оригінал, а про копію ЛН, у графі «Примітка» Журналу вкажіть, що зареєстрували копію.
Як оплатити лікарняний внутрішньому суміснику.
Допомогу по ТН або по вагітності та пологах внутрішньому суміснику також призначають на підставі копії ЛН, засвідченої в установленому порядку. Тому питання про призначення допомоги по ТН або по вагітності та пологах такому працівнику комісія/уповноважений із соціального страхування розглядає після того, як призначать та нарахують виплати за основним місцем роботи. Причому на розгляд комісії надають засвідчену копію ЛН та довідку про середню зарплату за основним місцем роботи. Оптимальний варіант — бухгалтерія напряму передає ці документи на розгляд комісії.
Закон № 1105 не визначає, що копію ЛН не надають, якщо працівник працює за внутрішнім сумісництвом. Тож незалежно від того, йдеться про внутрішнього чи зовнішнього сумісника, комісія із соціального страхування окремо розглядає питання призначення допомоги по ТН або по вагітності та пологах на основному місці роботи й за сумісництвом.
Аналогічну позицію висловив ФСС у листі від 17.01.2017 № 5.2-28-65.
Голова МК профспілки О. Дзюба
