Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію про законодавчі зміни: особові справи формуйте по‑новому.Мін’юст змінив склад особової справи працівника. До змін перелік документів особової справи мав 12 позицій. Після змін їх стало 25.
Як вести особові справи, визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Кадрова аксіома. В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами № 1000/5.
Новація. Мін’юст розширив перелік документів особової справи і уточнив, як її вести. Зміни до Правил № 1000/5 внесені наказом Мін’юсту від 04.07.2018 № 2277/5 (далі — Наказ № 2277/5).
Новий порядок ведення особових справ застосовуйте з 25.07.2018. Цього дня набув чинності Наказ № 2275/5.
Як змінився склад документів особової справи
Нова редакція Правил № 1000/5 прибрала з переліку два пункти й додала 15 .
Віднині в особових справах відбиватимемо всі основні віхи кар’єрного поступу працівників: прийняття, переведення, сумісництво, звільнення. Щодо кожної має бути пара документів:
заява + копія наказу або витяг
Порівняльний склад документів особової справи до та після 25.07.2018
Документи особової справи
До 25.07.2018
Внутрішній опис документів справи
Заява про прийняття на роботу (контракт)
Направлення або подання
Копія або витяг з наказу (розпорядження) про призначення
Особовий листок з обліку кадрів
Доповнення до особового листка з обліку кадрів
Автобіографія
Копії документів про освіту
Копія або витяг з наказу (розпорядження)
про переведення на іншу посаду–
Характеристики
Довідки та інші документи
Копія або витяг з наказу (розпорядження) про звільнення
Після 25.07.2018
Внутрішній опис особової справи
Заява про прийняття на роботу або письмовий трудовий договір (контракт).
Примітка. Один із документів залежно від форми трудового договору — усний чи письмовий–
Копія наказу про прийняття на роботу (витяг зі зведеного наказу)
Особовий листок з обліку кадрів
Доповнення до особового листка з обліку кадрів
Автобіографія
Копія паспорта
Копія облікової картки платника податків
Копія військового квитка (посвідчення про приписку до призовної дільниці)
Примітка. За наявності
Копії документів про освіту
Копії документів про науковий ступінь, вчене звання
Заява про переведення на іншу роботу (посаду)
Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) (витяг зі зведеного наказу)
Заява про прийняття за сумісництвом
Копія наказу про прийняття за сумісництвом
Заява про зміну біографічних даних
Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)
Примітка. Копія наказу
Характеристики. Примітка. За наявності
Копії документів, що є підставами для надання пільг
Копії документів про підвищення кваліфікації
Копії документів про стажування
Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання)
Документи з атестації
Заява про звільнення
Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу)
Цей ланцюжок регулярно доповнюватимемо копіями документів про заохочення.
Увійшла до питань особової справи й зміна біографічних даних. Обов’язкових документів знов-таки два: заява + копія наказу.
Нові особові справи всебічно висвітлюватимуть і професійний вишкіл працівників. До копій документів про освіту потрібно долучати копії документів про науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, стажування, атестації.
В особових справах зберігатимемо й підстави для пільг — у копіях.
Особу працівника в особовій справі посвідчуватиме копія паспорта. До неї слід додати копію облікової картки платника податків та копію військового квитка. Однак, цих двох документів може й не бути — якщо працівник не є військовозобов’язаним або якщо з релігійних переконань відмовився від реєстраційного номера та має відповідну відмітку в паспорті.
Що зробити кадровику
- Актуалізуйте особові справи працівників — додайте документи згідно з новою редакцією Правил № 1000/5.
- Принагідно проведіть аудит особових справ. Вилучіть документи, яких не має бути в особових справах .
У графі Примітки внутрішнього опису щодо кожного видаленого документа зазначте:
Вилучений як такий, що не підлягає зберіганню в особовій справі.
Складайте внутрішні описи особових справ на окремих аркушах за формою, унормованою додатком 16 до Правил № 1000/5.
- Впишіть до внутрішнього опису додані документи.
- Розмістіть внутрішні описи на початку особових справ.
- Надалі в доповненні до особового листка з обліку кадрів фіксуйте не лише стягнення та заохочення, як раніше, а й виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади.
Голова МК профспілки О. Дзюба
