Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію про Посадові та робочі інструкції: затвердження та реєстрація.
Посадові й робочі інструкції — обов’язкові документи, що мають бути на кожному підприємстві. Відсутність інструкцій є порушенням законодавства про працю, за яке роботодавця притягнуть до відповідальності.
Правила діловодства визначають два способи затвердження документів:
1) грифом посадової особи;
2) розпорядчим документом (п. 1, 2 гл. 6 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях; далі — Правила).
Додаток 1. Наказ про делегування посадовій особі повноважень
щодо затвердження посадових та робочих інструкцій
Правила скеровують затверджувати розпорядчим документом положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.
Посадова особа особисто грифом затверджує документи, що не потребують додаткових вказівок щодо впровадження чи виконання: положення (статути), протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо.
Гриф затвердження оформлюйте відповідно до ДСТУ 4163-2003 (п. 5 гл. 6 розд. ІІ Правил).
Складові грифа затвердження (п. 5.17 ДСТУ 4163-2003):
- слово ЗАТВЕРДЖУЮ — без лапок;
- назва посади;
- підпис;
- ініціали та прізвище посадової особи;
- дата затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ «Усе буде добре»
Добродiй К. М. Добродій
03.09.2018
Додаток 2. Запис про реєстрацію посадової інструкції в журналі реєстрації
На більшості підприємств інструкції затверджує перший керівник. Щоб заощадити робочий час, він може делегувати ці повноваження іншій посадовій особі, наприклад: заступнику директора з кадрових питань, директору з управління персоналом. Делегування повноважень оформлюйте наказом з основної діяльності (див. Додаток 1).
Якщо начальник підрозділу, який підписав інструкцію, чи керівник, який затвердив її, звільнився, перезатверджувати документ не потрібно.
У день затвердження посадову (робочу) інструкцію потрібно зареєструвати у Журналі реєстрації внутрішніх документів або, якщо посад багато, у Журналі реєстрації посадових (робочих) інструкцій (див. Додаток 2).
Голова МК профспілки О. Дзюба
