Лист № 261 від 01.12.2020р., надає інформацію щодо дій роботодавця в разі смерті працівника.

Припинення трудових відносин із працівником у зв’язку з його смертю — справа неприємна, але краще все про це знати, ніж сподіватися, що у вашій практиці такого ніколи не трапиться. У статті з’ясуємо, як правильно оформити необхідні документи за такої ситуації.

Табелювання працівника

Насамперед потрібно з’ясувати, з якої причини працівник відсутній на роботі. Якщо причина відсутності невідома, то у табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Державної служби статистики України від 5 грудня 2008 року № 489, далі — Табель) ставимо умовне позначення неявки з нез’ясованих причин (буквений код «НЗ», цифровий код «28»). Якщо відомо, що працівник помер, але підтверджувальних документів ще не надано, відсутність працівника можна відобразити у Табелі як «інші причини неявок» (буквений код «І», цифровий код «30»).

Якщо у день смерті працівник відпрацював повний робочий день, у Табелі проставляється кількість годин, що відповідає тривалості повного робочого дня. Якщо перед смертю працівник був відсутній на роботі (тимчасова непрацездатність, з невідомих причин тощо), у Табелі за всі дні потрібно поставити відмітки про відсутність з відповідної причини.

Навіть якщо відомо, що працівник помер, особа, відповідальна за ведення Табеля, має продовжувати щодня вносити до нього відповідні позначки причини відсутності працівника на роботі. Лише після видання наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин у разі смерті працівника можна припинити щоденне його табелювання і скласти підсумковий Табель. Останнім робочим днем померлого працівника в Табелі має бути дата смерті, зазначена в наказі (розпорядженні) як дата припинення роботи у зв’язку зі смертю.

Виключення працівника зі списків працівників

Після того, як свідоцтво про смерть буде передано на підприємство, в установу, організацію (далі — підприємство), де працював померлий, потрібно видати наказ (розпорядження) про виключення працівника зі списків працівників у зв’язку зі смертю. Підставою для видання цього наказу (розпорядження) буде саме свідоцтво про смерть. Копія свідоцтва про смерть додається до особової картки померлого працівника.

Іноді трапляється так, що у померлого працівника нема родичів або його близькі не мають ні можливості, ні бажання надати свідоцтво про смерть або вислати нотаріально засвідчену копію. За таких умов роботодавець повинен самостійно звернутися до органу, в якому було зареєстровано смерть працівника. Якщо на підприємстві невідомо, де саме зареєстрована смерть працівника, необхідно звернутися із запитом до всіх органів, де така реєстрація могла відбуватися. У такому разі наказ (розпорядження) про припинення трудового договору з померлим працівником можна видати лише на підставі отриманої відповіді із зазначенням дати смерті.

Головна мета цього звернення — отримати офіційне підтвердження факту реєстрації смерті.

Згідно з пунктом 3 глави 5 розділу III Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, державна реєстрація смерті проводиться за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання.

Якщо на підприємство надано свідоцтво про смерть з території, тимчасово непідконтрольній українській владі, то для отримання свідоцтва про смерть державного зразка потрібно подати заяву з отриманим свідоцтвом про смерть з непідконтрольної території до органу реєстрації актів цивільного стану.

Потім, на підставі свідоцтва про смерть державного зразка, видається наказ (розпорядження) про припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю працівника.

Щодо дати наказу (розпорядження) про виключення працівника зі списків працівників у зв’язку зі смертю та дати припинення трудового договору, то варто звернути увагу, що дата наказу (розпорядження) може не збігатися з датою смерті (лист Міністерства праці та соціальної політики України «Щодо заповнення трудової книжки у випадку смерті працівника» від 3 грудня 2010 року № 284/06/186-10).

Датою припинення трудового договору буде дата смерті працівника, незалежно від дати видання наказу (розпорядження) і від того, чи працював цього дня померлий чи ні (був у відпустці, хворів тощо). Оскільки в Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58), не зазначено, який день вважати останнім днем роботи при виключенні працівника зі списків у зв’язку зі смертю, то можна діяти за аналогією норми, наведеної у пункті 2.27 Інструкції № 58. Отже, якщо працівник помер у той день, коли за графіком у нього був вихідний або під час перебування у відпустці, під час хвороби, датою припинення трудового договору теж слід вважати дату смерті, а не фактичний останній день роботи. Інакше вийде, що трудовий договір припинено раніше, ніж з’явилася причина для цього.

У наказі (розпорядженні) про виключення працівника зі списків працівників у зв’язку зі смертю обов’язково потрібно зазначити кількість днів невикористаної щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (частина перша ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504).

Відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадиться (частина третя ст. 22 Закону № 504).

У разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, виплачується спадкоємцям.

Копію наказу (розпорядження) про виключення працівника зі списків працівників у зв’язку зі смертю слід також долучити до особової справи працівника і закрити особову справу. Формулювання такого наказу (розпорядження) може бути таким:

Оформлення трудової книжки працівника

Відповідно до пункту 4.3 Інструкції № 58 у трудовій книжці померлого працівника у графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису, у графі 3 записується: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», далі заповнюється графа 4, в якій зазначаються дата і номер наказу (розпорядження) про припинення трудового договору. Цей запис засвідчується у встановленому порядку. Трудова книжка померлого працівника видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу.

Щоб отримати трудову книжку померлого працівника, родичі повинні, зокрема, надати власний паспорт, документ, що підтверджує родинний зв’язок із померлим (наприклад, свідоцтво про шлюб).

Також родич померлого працівника повинен написати розписку про отримання його трудової книжки.

У особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Державної служби статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656) та книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277) після того потрібно зробити, наприклад, такий запис: «Трудову книжку отримала 10 жовтня 2018 року вдова померлого працівника під розписку».