Monthly Archives: Лютий 2025

Лист 27.02.2025 №70 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію Управління Держпраці чи повинен роботодавець видавати працівнику розрахункові листки при виплаті зарплати.

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію Управління Держпраці чи повинен роботодавець видавати працівнику розрахункові листки при виплаті зарплати.

              Статтею 110 Кодексу законів про працю України встановлено, що при кожній виплаті заробітної плати роботодавець повинен повідомити працівника про розміри оплати праці, про дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:

  • загальна сума заробітної плати з розшифровкою за видами виплат;
  • розміри і підстави відрахувань та утримань із заробітної плати;
  • сума заробітної плати, що належить до виплати.

Повідомлення власником працівника про заробітну плату повинне провадитися при кожній виплаті зарплати. Відповідно до ст. 115 КЗпП аванс — це теж заробітна плата. Але розмір авансу визначається орієнтовно, а не на підставі документів про виконану роботу. І при виплаті авансу немає можливості повідомити працівникові будь-яку іншу інформацію, крім самої суми авансу.

Як правило, на підприємстві працівнику при виплаті заробітної плати надається розрахунковий лист про дані щодо сум, які належать до виплати та відрахувань з них.

Водночас законодавством не передбачено заборони у разі погодження працівника на надання йому інформації про розмір його заробітної плати на вказану ним електронну адресу.

Отже, керуючись вищевикладеним:

  • роботодавець зобов’язаний повідомляти працівника про розміри оплати праці;
  • повідомлення має здійснюватися при кожній виплаті заробітної плати;
  • чіткої форми повідомлення не існує.

Голова МК Профспілки                                   Олександр ДЗЮБА

Лист 27.02.2025 №69 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію Управління Держпраці чи може роботодавець, в зв’язку з нехваткою працівників, примусово покласти виконання обов’язків відсутнього працівника на іншого працівника.

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська  організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію Управління Держпраці чи може роботодавець, в зв’язку з нехваткою працівників, примусово покласти виконання обов’язків відсутнього працівника на іншого працівника.

             Трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем — фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець — фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Трудовим договором можуть встановлюватися умови щодо виконання робіт, які вимагають професійної та/або часткової професійної кваліфікації, а також умови щодо виконання робіт, які не потребують наявності у особи професійної або часткової професійної кваліфікації.

Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (стаття 31 КЗпП).

Відповідно до частини першої статті 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136 (далі — Закон № 2136), у період дії воєнного стану роботодавець має право перевести працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, без його згоди (крім переведення на роботу в іншу місцевість, на території якої тривають активні бойові дії), якщо така робота не протипоказана працівникові за станом здоров’я, лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій, а також інших обставин, що ставлять або можуть становити загрозу життю чи нормальним життєвим умовам людей, з оплатою праці за виконану роботу не нижче середньої заробітної плати за попередньою роботою.

Поняття суміщення професій (посад) визначено статтею 105 КЗпП. Під поняттям суміщення розуміють виконання на одному і тому ж підприємстві, в установі, організації разом з основною роботою, яка обумовлена трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи.

Наголошено, що суміщення професій і посад можливо тільки за згоди працівника та допускається в тих випадках, коли працівник за своєю кваліфікацією може забезпечити якісне виконання як основної роботи, так і суміщеної (додаткової) роботи.

Суміщення посад є істотною зміною умов праці. У період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці та зміну умов оплати праці, передбачених частиною третьою статті 32 та статтею 103 Кодексу законів про працю України, здійснюється не пізніш як до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 3 Закону № 2136).

Якщо колишні істотні умови праці не може бути збережено, а працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договір припиняється за пунктом 6 статті 36 КЗпП (ч. 4 ст. 32 КЗпП). При припиненні трудового договору з підстав, зазначених у пункті 6 статті 36, працівникові виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 44 КЗпП).

Голова МК Профспілки                                      Олександр ДЗЮБА

Лист 27.02.2025 №68 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» про правила внутрішнього трудового розпорядку у 2025 році.

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська  організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» про правила внутрішнього трудового розпорядку у 2025 році.

              Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) – це один з документів, який обов’язково має бути у роботодавця. Його наявність важлива як для самого роботодавця, так і для його працівників.

Що таке правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). Чим вони регламентуються.

Визначення поняття правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) ані в КЗпП, ані в інших нормативних актах немає. Але такий документ неодноразово   згадується у КЗпП, зокрема у ст. 142 КЗпП.

Зважаючи на практику, ПВТР – це локальний нормативний акт, що регулює внутрішній трудовий розпорядок на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності та визначає взаємні права й обов’язки роботодавця і працівників.

Основний документ, який визначає зміст ПВТР, – це Типові правила № 213, які були затверджені ще у 1984 році. Як бачимо, цей документ дуже старий, але він є чинним на підставі постанови ВРУ від 12.09.1991 № 1545-XII, у частині, що не суперечить чинному трудовому законодавству. Отже, роботодавець може взяти за основу деякі положення Типових правил № 213 при розробці своїх ПВТР.

Також при розробці правил можна як приклад використовувати різні відомчі документи, затверджені з цього питання, зокрема:

  1. Типові правила внутрішнього службового розпорядку, затверджені наказом НАДС 03.03.2016 № 50 (застосовуються для органів державної влади, інших державних органів та їх апарату);
  2. Галузеві правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників закладів, установ, організацій та підприємств системи охорони здоров’я України, затверджені наказом МОЗ від 18.12.2000 № 204-о.

Крім того, рекомендуємо під час розроблення ПВТР використовувати Збірник уніфікованих форм, у якому наведено зразок ПВТР і пояснення щодо їх оформлення.

Чи всі роботодавці мають затверджувати правила

Головна норма законодавства, яка передбачає обов’язок підприємств, установ та організацій мати затверджені ПВТР – це ст. 142 КЗпП. Вона так і називається «Правила внутрішнього трудового розпорядку».

Крім того, згадка про ПВТР є у багатьох статтях КЗпП, зокрема:

  1. ст. 29 – роботодавець зобов’язаний при прийнятті на роботу ознайомити працівника з ПВТР;
  2. п. 3 ч. 1 ст. 40 – систематичне невиконання працівником ПВТР є однією з підстав для звільнення;
  3. ст. 52 – тривалість і режим роботи на підприємстві закріплюються у ПВТР;
  4. ст. 57 – час початку і закінчення щоденної роботи (зміни) передбачається ПВТР;
  5. ст. 58 – порядок роботи при змінному графіку також встановлюється ПВТР;
  6. ст. 66 – перерви в роботі мають бути зафіксовані у ПВТР;
  7. ст. 143 – заходи заохочення працівників відображаються у ПВТР.

Як бачимо з вищенаведених норм КЗпП, ПВТР є обов’язковими для роботодавця. Позиція Мінсоцполітики стосовно того, що ПВТР – обов’язковий документ на підприємстві, викладена у листі від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13.

Але оскільки в ст. 142 КЗпП мова йде тільки про підприємства, установи та організації, то вважаємо, що для підприємців, які мають найманих працівників, затвердження ПВТР не є обов’язковим. Такий висновок підтверджується і позицією державних органів, зокрема Мінсоцполітики в листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133.

У цьому листі зазначено, що оскільки фізична особа – підприємець у розумінні норм КЗпП виступає роботодавцем, то він має вести кадрову документацію. Зокрема, він має оформляти локальні акти та може розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку. Тож мова йде про можливість, але не обов’язок. Але підприємці однаково мають врегулювати питання режиму робочого часу своїх працівників. Для цього вони можуть додати відповідні положення до письмового договору з працівником.

Зважаючи на такі особливості, вважаємо за доцільне, щоб ПВТР були в наявності й у роботодавця-підприємця.

Які розділи слід включити у ПВТР

Складаючи ПВТР і визначаючи, яку саме інформацію слід у них включити, насамперед необхідно виходити з вимог вищеназваних статей КЗпП.

Зважаючи на ці вимоги й практику, що склалася з цього питання, а також рекомендації, які є у Збірнику уніфікованих форм, радимо включити у ПВТР такі розділи (крім зазначення розділів надамо коментарі та поради, що слід додати в ці розділи):

  1. Загальні положення. Визначте, відповідно до яких нормативних документів розроблені ці ПВТР. Також зазначте, на які категорії працівників ПВТР розповсюджуються. Зазвичай, ПВТР мусять виконувати всі працівники підприємства. Але є виключення!

Отже, відповідно до ст. 602 КЗпП при дистанційній роботі працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, і на нього не поширюються ПВТР, якщо інше не визначено трудовим договором. Якщо на підприємстві є дистанційні працівники, цей момент потрібно урахувати в ПВТР.

  1. Порядок оформлення трудового договору і порядок звільнення. У цьому розділі слід відобразити, зокрема:
  2. правила оформлення кадрових документів та ознайомлення працівників з ними;
  3. правила встановлення випробувального строку при прийнятті на роботу, навіть і для різних категорій працівників.
  4. Режим роботи. Визначте у цьому розділі робочий час і час відпочинку. Водночас в різних структурних підрозділах одного підприємства режим роботи може бути різним, цей момент теж необхідно прописати в ПВТР.

Також, якщо є необхідність, слід відобразити в ПВТР порядок фіксації факту початку та закінчення роботи співробітників (наприклад, шляхом ведення відповідного журналу реєстрації або за допомогою технічних засобів).

Якщо на підприємстві застосовується змінний графік, слід відобразити у ПВТР порядок організації цього процесу.

  1. Основні обов’язки працівників. У цьому розділі зазначаються загальні обов’язки працівників, такі як:
  2. дотримання режиму робочого часу, установленого ПВТР;
  3. виконання трудових обов’язків;
  4. нерозголошення комерційної таємниці підприємства і відомостей, що належать до конфіденційної інформації підприємства;
  5. виконання правил з охорони праці;
  6. інші.

А конкретні обов’язки кожного працівника визначаються внутрішніми положеннями підприємства, посадовими та робочими інструкціями та умовами трудового договору.

  1. Основні обов’язки роботодавця. В цьому розділі, зокрема, слід відобразити обов’язки роботодавця:
  2. створити безпечні умови праці;
  3. забезпечити працівників необхідними для роботи матеріалами, інструментами, технікою;
  4. виконувати вимоги законодавства щодо виплати заробітної плати;
  5. виконувати правила надання відпусток та інших гарантій, передбачених трудовим законодавством.
  6. Преміювання та системи заохочень. У цьому розділі слід вказати міри заохочення працівників за успішну роботу (наприклад, подяка, грошова премія; цінний подарунок тощо).
  7. Відповідальність працівників і правила накладення стягнень. У цьому розділі слід прописати правила притягнення до дисциплінарної та матеріальної відповідальності. При розробці цього розділу дотримуйтеся вимог глав IX і X КЗпП.

Увага! Оформлювати ПВТР слід з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020

Порядок затвердження та оновлення ПВТР

Алгоритм дій при розробці та затверджені ПВТР визначено в ст. 142 КЗпП. ПВТР мають затверджуватися трудовим колективом підприємства на підставі подання власника підприємства або уповноваженого ним органу та виборного органу первинної профспілкової організації.

З огляду на це, послідовність дій щодо затвердження ПВТР має бути така:

  1. Підготовка проєкту ПВТР уповноваженою на це особою або підрозділом підприємства (зазвичай це особа або підрозділ, які відповідальні за роботу з кадрами);
  2. Узгодження проєкту з профспілковим органом (за наявності);
  3. Узгодження проєкту з іншими підрозділами підприємства (наприклад, зі службою охорони праці, юридичною службою);
  4. Затвердження ПВТР трудовим колективом. Про це складається відповідний документ (наприклад, протокол загальних зборів трудового колективу);
  5. Ознайомлення працівників з ПВТР під підпис. Для цього можна оформити лист ознайомлення.

Строки затвердження ПВТР законодавством не визначені, тож роботодавець самостійно визначає, коли їх потрібно затверджувати

Важливо тільки, щоб ПВТР були на підприємстві в наявності та щоб вони були в актуальному стані (тобто, якщо на підприємстві відбувалися якісь зміни, що стосуються внутрішнього трудового розпорядку, то слід відкоригувати ПВТР).

Зазвичай наприкінці року роботодавці переглядають всі свої кадрові документи і за необхідності вносять в них зміни, зокрема, щоб урахувати зміни трудового законодавства, які відбулися протягом поточного року, або ж якщо плануються зміни в організації процесу праці з нового року. Отже, за потреби слід внести зміни й у ПВТР, та якщо таких змін багато, варто затвердити нові ПВТР і ввести їх в дію з 2024 року.

Зазначимо, що законодавство не обмежує частоту внесення змін до ПВТР. Їх можна змінювати і декілька разів на рік. Затверджуються зміни в тому ж порядку, що й самі ПВТР.

Яка відповідальність може застосовуватися за відсутність ПВТР

За відсутність на підприємстві ПВТР можуть бути застосовані такі заходи відповідальності:

  1. на підставі ст. 265 КЗпП – штраф для суб’єкта господарювання в розмірі 1 МЗП. Цей штраф застосовується за порушення інших вимог законодавства про працю;
  2. на підставі ст. 41 КУпАП – адміністративний штраф для посадових осіб підприємства в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн).

На застосування такої відповідальності також вказує Мінсоцполітики у листі від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13.

Висновки

  1. ПВТР мають бути затверджені на кожному підприємстві.
  2. Розробка і затвердження ПВТР відбувається в декілька етапів.
  3. Строки затвердження і внесення змін у ПВТР законодавством не визначені, отже цей процес відбувається за потреби. Але наприкінці року бажано переглянути ПВТР і внести в них необхідні зміни.

Голова МК Профспілки                                    Олександр ДЗЮБА

Лист 27.02.2025 №67 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «Кадровик.UA» про засвідчення копій та витягів службових документів.

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська  організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «Кадровик.UA» про засвідчення копій та витягів службових документів.

               Відповідно до пп. 1, Глави 11 «Засвідчення копій та витягів службових документів» Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи.

Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках:

  • на вимогу судових та інших правоохоронних органів;
  • для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Наприклад, установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.

Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

Копії документів виготовляються і видаються на вимогу інших установ або громадян з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу установи.

Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.

Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст

відділу організації діловодства

ПідписВласне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).

На копіях документів, щодо яких здійснюється виїмка, зазначаються найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки установи або служби діловодства, наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст

відділу організації діловодства

ПідписВласне ім’я ПРІЗВИЩЕ

відбиток печатки установи або служби діловодства (за її наявності)

Дата

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка) та в інших випадках, передбачених інструкцією з діловодства установи, засвідчення паперових копій документа здійснюють згідно з вимогами інструкції з діловодства установи.

Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії ___ арк.». За рішенням установи або на вимогу установи, якій надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні:

  • Факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх.
  • Особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається у діловодстві установи.
  • На копіях вихідного документа, що залишаються в діловодстві установи, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
Дата, індекс

Текст документа

Реквізит «Підпис» (без особистого підпису)

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст відділу діловодства

Підпис, Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Відбиток печатки відділу діловодства

Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються в діловодстві установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

  • Факсимільні копії документів, що видаються іншим установам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві установи, підлягають засвідченню відповідно до пунктів 8, 9 Глави 11 Правил № 1000/5. Факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування в установі (наприклад копії розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення.
  • Вимоги щодо засвідчення копій документів та факсимільного відтворення на них підпису посадової особи у разі розсилання в підвідомчі установи, а також відтворення бланка документа на копіях вихідних документів, що залишаються в установі, визначаються в інструкції з діловодства установи з врахуванням специфіки діяльності установи, змісту документів, з яких вони виготовляються, та подальшого використання копій.

Вільні копії виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

Вільна копія потребує засвідчення відповідно до пунктів 8, 9 Глави 11 Правил № 1000/5.

Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на загальному бланку установи із дотриманням таких вимог:

  • у назві виду документа зазначається: «витяг з наказу», «витяг з протоколу»;
  • відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;
  • з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;
  • відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);
  • проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства.

Витяги з протоколів засвідчує секретар, який складає протоколи і здійснює їх зберігання, з наказів — керівник служби діловодства (кадрової служби) або посадова особа, яка відповідає за їх зберігання.

Особливим видом копії документа є дублікат — повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Голова МК Профспілки                                      Олександр ДЗЮБА

Лист 25.02.2025 №66 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» про дату в реквізитах заяв, наказів та інших документах

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська  організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» про дату в реквізитах заяв, наказів та інших документах.

Дата – це обов’язковий реквізит будь-якого службового документа, що надає йому юридичної сили. Крім того, дата входить до складових елементів інших реквізитів. Зокрема у одній заяві працівника може міститися як мінімум п’ять дат. Яким способом і в якому місці розташовують дати у заяві, наказах та деяких інших документах?

Вимоги до реквізиту «Дата документа» встановлено Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020). Зокрема у п. 5.10 ДСТУ 4163:2020 зазначається, що датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Крім того, датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юрособи, відмітку про ознайомлення з документом, відмітку про виконання документа.

Способи оформлення дати

Згідно з ДСТУ 4163:2020 дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

Наприклад:

14.02.2025

Дозволяється оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.

Наприклад:

2025.02.14

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Наприклад:

07 лютого 2025 року

Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».

Наприклад:

10 лютого 2025 р.

У різних реквізитах одного документа, зокрема заяви, дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом.

Дати у заяві

Розглянемо дати у заяві працівника на прикладі зразка заяви про звільнення.

Отже, дат у заяві буде як мінімум п’ять, і оформлені вони будуть у такій послідовності:

  1. дата у тексті;
  2. дата підписання;
  3. дата у візі;
  4. дата реєстрації;
  5. дата у резолюції.

Основною датою заяви є дата її підписання заявником. Ця дата проставляється у нижній частині документа під текстом ліворуч від підпису заявника.

Також у тексті переважної більшості заяв, зокрема про прийняття на роботу, переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу), звільнення з роботи, надання усіх видів відпусток тощо, має бути вказана дата відповідної управлінської дії по відношенню до працівника.

Заяви обов’язково візуються. Першим свою візу проставляє керівник структурного підрозділу, в якому працює або планує працювати особа, яка подає заяву. Ця віза засвідчує згоду керівника структурного підрозділу зі змістом заяви. Обов’язковим елементом реквізиту «Віза документа» є дата візування. Крім того на підприємстві в інструкції з діловодства може бути визначено широке коло посадових осіб, які в обов’язковому порядку візують заяви працівників. Такими посадовими особами можуть бути:

  1. керівник кадрової служби (особа, відповідальна за кадри на підприємстві);
  2. керівник фінансової служби (головний бухгалтер);
  3. юрисконсульт;
  4. заступник керівника підприємства, який відповідає за напрям діяльності структурного підрозділу, в якому працює або планує працювати особа, яка подає заяву.

Відзначимо, що віза кожної посадової особи має бути датована цією посадовою особою власноруч.

Далі завізована заява підлягає реєстрації, під час якої обов’язково зазначається дата реєстрації. Якщо заява оформлена на бланку, то дату та реєстраційний індекс проставляють у спеціально передбачених для цих реквізитів місцях. Якщо на чистому аркуші паперу, то – у верхній частині лицьового боку аркуша ліворуч від реквізиту «Адресат».

І, нарешті, заява подається на розгляд керівника підприємства, який своє остаточне рішення з приводу прохання заявника висловлює у резолюції. Обов’язковим елементом реквізиту «Резолюція» є дата резолюції, яку керівник проставляє власноруч у день прийняття рішення щодо виконання заяви.

Резолюцію оформлюють рукописно безпосередньо на заяві нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку аркуша, але не на полі документа, призначеному для підшивання заяви у справу.

Основні дати в різних видах службових документів

Для наказів і розпоряджень, зокрема кадрових, основною є дата видання. Її проставляють нижче назви виду документа без відступу від межі лівого поля.

Для організаційних документів, зокрема штатного розпису, номенклатури справ, посадових і робочих інструкцій, що підлягають затвердженню безпосередньо керівником підприємства, основною є дата затвердження, яка проставляється керівником власноруч.

Наприклад:

В організаційних документах, зокрема інструкціях, правилах, положеннях, порядках, регламентах, затверджених розпорядчими документами, у грифі затвердження має бути зазначена дата видання відповідного розпорядчого документа.

Наприклад:

Для вихідних службових листів та інших видів зовнішніх інформаційно-аналітичних документів (довідок, доповідних і пояснювальних записок) основною є дата реєстрації цих документів, яка проставляється на бланку листа або у штампі підприємства в спеціально відведеному для неї місці згідно з журналом або реєстраційно-моніторингового карткою, призначеними для реєстрації вихідних документів.

Для вхідних службових листів та іншої кореспонденції основною є дата надходження на підприємство, яка проставляється у відмітці про находження документа рукописно або з використанням автоматичного нумератора у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу документа згідно з журналом або реєстраційно-моніторингового карткою, призначеними для реєстрації вхідних документів.

Наприклад:

Для внутрішніх службових документів, зокрема автобіографій, заяв, доповідних і пояснювальних записок, оформлених не на бланку, основною є дата підписання автором.

Основною датою акта є дата події, які заактовано. Якщо комісія працювала кілька днів, в акті вказують останній день роботи комісії.

Основною датою протоколу є дата проведення зборів (засідання, наради, конференції, з’їзду), а не дата його остаточного оформлення чи підписання. Якщо збори (засідання, нарада, конференція, з’їзд) тривали декілька днів, то через тире зазначають дати першого і останнього днів відповідного заходу.

Наприклад:

13–14.02.2025 або 31.03–01.04.2025

На спільних документах, виданих двома або більше підприємствами, зазначається одна дата, яка відповідає даті проставлення останнього підпису.

Датування службових відміток на документах

Як зазначалося на початку статті, крім основної дати, що надається документові під час підписання, затвердження та/або реєстрації і забезпечує його юридичну силу, датуються усі службові відмітки, зроблені на документі під час його опрацювання та виконання.

Зокрема, дата входить до складу:

  1. відмітки про засвідчення копії документа

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів

Неліпа Ігор НЕЛІПА

20.02.2025

  1. відмітка про ознайомлення з документом

Наприклад:

З наказом ознайомлена:

Романюк Ірина РОМАНЮК

24 лютого 2025 р.

  1. відмітка про виконання документа

Наприклад:

До справи № 07-12

Питання вирішено позитивно в телефонній розмові 25.02.2025

Головний бухгалтер Калініченко Таїсія КАЛІНІЧЕНКО

25 лютого 2025 р.

Особливості датування електронних документів

Згідно зі ст. 5 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»

електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначає законодавство.

Зокрема дата підписання, засвідчення та реєстрації електронних документів оформлюється відповідно до вимог, встановлених п.п. 82–85 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі – Постанова № 55).

Дата підписання визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованим електронним підписом.

Дата засвідчення визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованою електронною печаткою.

Дата реєстрації вихідного електронного документа автоматично формується системою електронного документообігу юрособи (веб-модулем системи взаємодії) у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.

Увага! Обов’язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов’язані з проходженням та виконанням електронного документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо)

На завершення нашої статті відповімо на одне досить цікаве запитання.

На підприємстві запроваджено систему електронного документообігу. Всі службові документи датуються і реєструються в цій системі. Між тим на підприємство від деяких кореспондентів надходять документи у паперовій формі. Чи потрібно у відмітці про надходження документа рукописним способом проставляти вхідний реєстраційний індекс і дату надходження паперового документа? Ні, не потрібно.

Для забезпечення єдиної реєстрації документів у електронній та паперовій формах в автоматизованому режимі заповнюють реєстраційно-моніторингову картку, до якої вносять всі обов’язкові, додаткові та у разі потреби інші реквізити документа, зокрема вхідні реєстраційний індекс і дата. При цьому на документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом друку наносять його штрих-код або QR-код, присвоєний системою електронного документообігу підприємства, та створюють фотокопію, яку реєстратор вносить до реєстраційно-моніторингової картки. Відзначимо, що штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR-код (21 мм × 21 мм) – у нижньому лівому куті першої сторінки документа.

Висновки

  1. Дата – обов’язковий реквізит усіх службових документів, створених на підприємстві та отриманих підприємством.
  2. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом згідно з вимогами ДСТУ 4163:2020.
  3. У разі запровадження на підприємстві системи електронного документообігу датування документа та його окремих реквізитів (службових відміток), пов’язаних з проходженням та виконанням документа, здійснюється шляхом автоматизованої фіксації кваліфікованої електронної позначки часу у відповідному реквізиті (службовій відмітці).

Голова МК Профспілки                                   Олександр ДЗЮБА

Лист 25.02.2025 №65 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію Державного веб-порталу «open budget» про відрахування із заробітної плати

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська  організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію Державного веб-порталу «open budget» про відрахування із заробітної плати.

              Перш ніж виплатити працівнику зарплату бухгалтер повинен утримати відрахування із зарплати та сплатити їх до чи під час виплати зарплати. Відрахування із зарплати працівника включає:

  • податок на доходи фізичних осіб (ПДФО);
  • військовий збір (ВЗ);
  • аліменти, як обов’язкові, так і добровільні;
  • штрафи та інші неподаткові відрахування, які здійснюються на основі рішень судів та виконавчих листів;
  • борги, що сплачуються за виконавчими листами;
  • борги працівників у сумі непідтверджених документально витрат у відрядженні, відшкодування збитків заподіяних збитків матеріально відповідальними особами тощо;
  • добровільні відрахування, що утримуються та сплачуються за заявою працівника, зокрема профспілкові внески, внески до благодійних фондів, внески до громадських організацій, погашення банківських кредитів, різних позик, страхові платежі за добровільне пенсійне страхування, страхування життя, майнове страхування, медичне страхування, а також пов’язані з такими платежами банківські чи поштові комісії.

Виходить. що після нарахування працівник зарплату у повному розмірі перш ніж її виплатити з неї спочатку забирають частину. Відрахування з зарплати – це причина існування:

  • зарплати «брудними» або «брутто» – нарахованої у бухгалтерському обліку зарплати;
  • зарплати «чистими» або «нетто» – фактично виплаченої працівнику зарплати (грошима або у натурі).

Обидві суми зарплати – «брудними» та «чистими» – працівник може бачити у розрахункових листках, які видаються йому бухгалтерією у кінці місяця.

Розглянемо порядок утримання із зарплати кожного податку окремо, але спершу з’ясуємо, чому до наведених вище утримань не входить ЄСВ.

Увага: при нарахуванні зарплати працівнику існують відрахування (утримання) та нарахування, які всі слід сплатити. Між ними є різниця у джерелі сплати й бухгалтерських проведеннях.

Різниця між нарахуваннями і відрахуваннями

Нарахування на зарплату – це обов’язковий платіж (внесок), який сплачує роботодавець та який є додатковими витратами роботодавця, понад витрати на зарплату працівників. Однак нарахування на відміну від відрахувань у бухгалтерському обліку не зменшують доходу працівника. Обов’язкове нарахування зараз лише одне – це єдиний соціальний внесок (ЄСВ), який за своєю суттю є страховим платежем за пенсійне страхування, соціальне страхування від тимчасової втрати працездатності, безробітті, а також витрат, які зумовлені похованням. Джерелом нарахування ЄСВ є витрати роботодавця, а не нарахована зарплата працівникам.

Різниця між нарахуваннями та відрахуваннями суто бухгалтерська. З економічної точки зору відрахування фактично теж є частиною витрат установи у складі за зарплати, з якої вони утримуються. Нарахування та відрахування із зарплати є неминучими платежами, якщо є наймані працівники.

Розглянемо тепер ці всі платежі.

Нарахування ЄСВ на заробітну плату

Формула для обчислення ЄСВ має вигляд:

ЄСВ = зарплата × 0,22

22% – це не єдина ставка ЄСВ.

Також у бюджетних установ може бути ставка ЄСВ 8,41%, що застосовується на зарплату осіб з інвалідністю. Такі особи мають надати відповідний документ для підтвердження інвалідності.

Приклад нарахування на заробітну плату

Працівникові нарахували зарплату у розмірі 8000 грн. Із неї утримали ПДФО – 1440 грн, 8000 грн × 0,18), ВЗ – 400 грн 6650 грн × 0,05). На руки працівник отримає 6160 грн 8000 – 1440 – 400). Визначимо суму ЄСВ:

8000 грн × 0,22 = 1760 грн

1760 грн – це нарахування на зарплату, яке не зменшує суму зарплати, яку працівник отримає «на руки». Тобто працівник отримає 6440 грн. А ось роботодавцеві доведеться сплатити 9760 грн 8000,00 + 1760).

Увага: існує мінімальний розмір ЄСВ з найманого працівника.

Зверніть увагу, що у штатних працівників, які були у трудових відносинах весь місяць, мінімальною базою нарахування ЄСВ є мінімальна зарплата. Це значить, що якщо працівнику нарахували суму меншу, наприклад 7500 грн у січні 2025 року, то ЄСВ ще й слід нарахувати й на різницю 500 грн 8000 – 7500, де 8000 грн – це мінімальна зарплата січня 2025 року). Виняток – особи з інвалідністю та працівники, які відпрацювали не весь місяць, а також зовнішні сумісники.

Відрахування податку на доходи фізичних осіб

ПДФО 2025 року із зарплати утримується за ставкою 18% (п. 167.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ). Його обчислюють так:

ПДФО = зарплата × 0,18

У розрахунку ПДФО зарплата наведена за місяць, тобто як за першу, так і за другу половину місяця. ПДФО у бухгалтерському обліку утримується один раз, але сплачується до бюджету при кожній виплаті зарплати.

Однак, якщо до зарплати працівника застосовується податкова соціальна пільга (ПСП), то база нарахування ПДФО зменшується на суму ПСП і формула розрахунку приймає такий вигляд:

ПДФО = (зарплата – ПСП) × 0,18

До зарплати працівника може бути застосована ПСП, якщо його дохід за місяць не перевищує граничного розміру доходу – 4240 грн у 2025 році 3028 грн × 1,4 = 4239,2 ≈ 4240 грн, де 3028 грн – це прожитковий мінімум працездатної особи на 01 січня 2025 року, див. пп. 169.4.1 ПКУ). Базова ПСП у 2025 році становить 1514 грн 3028 грн × 0,5). Основне призначення такої пільги – зменшення бази оподаткування і, як наслідок, зменшення суми ПДФО.

ПСП може бути і більшою за базовий розмір, зокрема ПСП 150% для одинокої матері. Також існує так звана ПСП «на дітей», – за наявності 2-х та більше дітей віком до 18 років ПСП збільшується кратно кількості дітей базова ПСП × кількість дітей). Крім того, ще й збільшується максимальний рівень доходу для отримання ПСП, який також збільшується кратно кількості дітей. Як наслідок, показники для ПСП приймають вигляд, наведений у таблиці нижче.

ПСП «НА ДІТЕЙ» 2025

(на прикладі 2-х дітей)

ПСП Максимальний дохід для ПСП

3028 грн

1514 грн ×2) 8480,00 грн

4240 грн ×2)

Своє право на ПСП працівник має підтвердити заявою та, у разі необхідності, документами (свідоцтва про народження дітей, свідоцтво про розлучення і т.д.).

Більш детально про застосування ПСП із ЗП працівників читайте у матеріалі ПСП: кому і як надавати.

На прикладах розглянемо утримання ПДФО із зарплати за наявності у працівника ПСП та без неї.

Приклад відрахування із заробітної плати ПДФО без застосування ПСП

Нарахована зарплата працівника становить 8140 грн. Оскільки 8140,00 грн > 4240,00 грн, права на ПСП працівник не має.

Розрахуємо ПДФО:

8140 грн × 0,18 = 1465,20 грн

Також з зарплати має бути утриманий ВЗ:

8140 грн × 0,05 = 407,00 грн

Працівнику має бути перераховано за місяць зарплата «чистими»:

8140 – 1195,20 – 407 = 6552,70 грн

Приклад відрахування із заробітної плати ПДФО із застосуванням ПСП та ВЗ

Оклад працівниці – 6773 грн. Вона працює на 0,5 ставки, тому за місяць їй нарахували 3386,50 грн 6773× 0,5). Оскільки 3386,50 грн < 4240 грн, застосовуємо ПСП. Розрахунок виходить таким:

  • база оподаткування ПСП = 3386,50 – 1514 = 1872,50 грн;
  • ПДФО = 1872,50 грн × 0,18 = 337,05 грн.

Зверніть увагу, що до зарплати працівників, які працюють на умовах неповного робочого дня ПСП застосовується на загальних підставах.

Також із зарплати має бути утриманий ВЗ. При його розрахунку ПСП не застосовується ніколи, тому маємо:

3386,50 грн × 0,05 = 169,33 грн

Працівнику «чистими» має бути перераховано за місяць:

3386,50 – 337,05 – 169,33 = 2880,12 грн

Приклад відрахування із заробітної плати ПДФО з застосуванням ПСП «на дітей»

Працівниці з двома дітьми нарахували зарплату у розмірі 8100 грн. За наявності дітей віком до 18 років та відповідної заяви ліміт доходу на отримання ПСП та сама ПСП збільшуються кратно кількості дітей. Це значить, що у такої працівників граничний розмір доходу для застосування ПСП у 2025 році становить 8480 грн 4240 грн × 2). Так як 8100 грн < 8480 грн, ПСП розраховуємо так:

1514 грн × 2 = 3028,00 грн

Розрахунок ПДФО має вигляд:

  • база оподаткування ПДФО = 8100,00 – 3028 = 5072,00 грн;
  • ПДФО = 5072,00 грн × 0,18 = 912,96 грн.

При розрахунку ВЗ ПСП не застосовується, тому розрахунок ВЗ такий:

8100 грн ×0,05 = 405 грн

Працівниці «чистими» має бути перераховано за місяць:

8100 – 912,96 – 405 = 6782,04 грн

Відрахування із заробітної плати військового збору

ВЗ з 01 грудня 2024 року утримується за збільшеною ставкою 5% (пп. «1» п. 1.3 п. 161 підрозд. 2 Перехідних положень ПКУ). Незважаючи на те, що база оподаткування така сама, як і для ПДФО. ПСП під час обчислення ВЗ віднімати не треба, тобто відрахування ВЗ здійснюється завжди з усієї суми зарплати:

ВЗ = зарплата × 0,05

Після визначення розміру ВЗ його треба відняти від нарахованої зарплати. Розглянемо розрахунок ВЗ на прикладі.

Приклад відрахування із заробітної плати військового збору

У січні 2025 року працівнику нарахували зарплату у розмірі мінімальної – 8000 грн, розрахували ПДФО – 1440 грн.

Розраховуємо ВЗ:

8000 грн × 0,05 = 400, грн

Визначаємо суму зарплати, яку отримає працівник:

8000 – 1440 – 400 = 6160 грн

Увага: нарахування працівнику зарплати у мінімальному розмірі не є автоматичною підставою для застосування ПСП. З такої зарплати, як і з більшої теж сплачуються ПДФО та ВЗ, здійснюються інші відрахування.

Відрахування із заробітної плати аліментів

Аліменти – це обов’язкові утримання із зарплати працівника за договором про стягнення аліментів, заявою працівника, рішенням суду та виконавчим листом щодо їхнього стягнення. Розмір аліментів та порядок їхнього утримання визначається саме в цих документах. Ці документи для бухгалтерії є підтвердними – утримання здійснюється лине на їхній основі.

Сума аліментів утримується не із нарахованої зарплати, а з її розміру після відрахування ПДФО та ВЗ. При цьому слід контролювати, аби сума відрахованих аліментів не перевищила встановлений законом загальний розмір відрахувань.

Приклад (стягнення аліментів). Працівникові нараховано зарплату – 8100 грн, із якої потрібно утримати ПДФО 18% – 1458 грн, ВЗ 5% – 405 грн, аліменти – 25% на дитину віком 5 років, але не менше мінімального гарантованого їхнього розміру. Обчислимо аліменти і зарплату працівника «чистими».

  • зарплата без податків = 8100 – 1458 – 405 = 6237 грн;
  • аліменти = 6237 грн × 0,25 = 1559,25 грн;
  • зарплата «до видачі» = 6237 – 1559,25 = 4677,75 грн.

Приклад (мінімальні аліменти). Працівник працює на 0,5 ставки, йому нараховано зарплату 4000 грн із якої потрібно утримати ПДФО – 720 грн, ВЗ – 200 грн, аліменти – 25% на дитину віком 5 років, але не менше мінімального гарантованого їхнього розміру. Обчислимо аліменти і зарплату працівника «чистими».

  • зарплата без податків = 4000 – 720 – 200 = 3080 грн;
  • аліменти = 3080 грн × 0,25 = 770,00 грн;
  • мінімальна гарантована сума аліментів на дитину до 6-ти років: 2563 грн × 0,5 = 1281,50 (у розрахунку 2563 грн – це прожитковий мінімум для дітей віком до 6 років у 2025 році);
  • 3080 грн × 0,7= 2156 грн – граничний розмір відрахувань із зарплати при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей (якщо діти повнолітні – обмеження 50%, див. роз’яснення Мін’юсту).

Порівнюємо суму аліментів з мінімально гарантованою сумою аліментів:

770,50 грн < 1281,50 грн

Порівнюємо мінімально гарантовану суму аліментів з граничним розміром відрахувань:

1281,50 грн < 2156 грн

Працівник отримає «чистими»:

3220,75 – 972 = 2248,75 грн

Увага: при здійсненні утримань із зарплати неподаткових платежів застосовується обмеження 50% (від зарплати за вирахуванням податків). Однак, якщо цим відрахуванням є аліменти на неповнолітніх дітей – обмеження збільшується до 70%.

Відрахування із заробітної плати за виконавчим листом

Відрахування із зарплати можливе і на підставі отриманого установою виконавчого листа та постанови державного виконавця про стягнення з працівника боргу та виконавчого збору.

Відрахування проводяться із зарплати, від якого відняли усі необхідні податки і збори, аліменти. Але ці утримання не повинні перевищувати законодавчо встановлені норми.

Законодавчі обмеження щодо відрахувань

Загальний розмір усіх відрахувань на зарплату не може перевищувати (ст. 128 КЗпП):

  • 20% – за загальним правилом;
  • 50% – відшкодування із зарплати працівника шкоди, завданої третім особам, стягнення аліментів, відрахування із зарплати за кількома виконавчими документами, а також відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом, ушкодженням здоров’я, втратою годувальника;
  • 70% – у разі стягнення аліментів на неповнолітніх дітей, а також відрахування боргу при покаранні боржника виправними роботами. Особа вважається дитиною до досягнення нею віку 23 роки, якщо продовжує навчатися, тому на повнолітніх дітей також сплачуються аліменти, якщо вони продовжують навчатися (ч. 3 ст. 194 та ч. 1 ст. 199 Сімейного кодексу України).

 

Голова МК Профспілки                                      Олександр ДЗЮБА

 

Лист 25.02.2025 №64 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» про алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська  організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» про алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку.

Правила внесення записів до паперової трудової книжки

             У попередньому розділі ми описали процедуру внесення запису до паперової трудової книжки залежно від того, де вона зберігається – у працівника або на підприємстві.

Тепер наведемо правила внесення запису до паперової трудової книжки. Керуємося тут приписами статті 48 Кодексу законів про працю України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58.

Правила внесення записів до паперових трудових книжок:

  1. До паперової трудової книжки вносяться записи про прийняття, постійне переведення, звільнення, нагородження та заохочення.
  2. До паперової трудової книжки НЕ вносять записи про:
  3. відпустку у зв’язку із вагітністю та пологами;
  4. відпустку до 3 або 6 років;
  5. призову на військову службу під час мобілізації або повернення на роботу після неї (у процесі трудових відносин);
  6. тимчасове переведення;
  7. неповний робочий час;
  8. дистанційну або надомну роботу;
  9. суміщення;
  10. призупинення дії трудового договору.
  11. Відомості про прийняття на роботу, переведення, нагородження та заохочення вносять на підставі наказу (розпорядження) не пізніше тижневого строку після його видання. Вважаємо, що це правило працює тоді, коли паперова трудова книжка працівника зберігається на підприємстві. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то вносимо запис на його вимогу, без дотримання вказаних строків.
  12. Запис про звільнення потрібно вносити у день звільнення. Обов’язково вказують норму КЗпП (пункт, стаття), на підставі якої відбувається звільнення.
  13. Назва посади має відповідати умовам її формування відповідно до правил Класифікатора професій.
  14. Кожен новий запис нумерується послідовно, без пропусків і подвоєння.
  15. У графі 4 трудової книжки зазначають номер і дата наказу (розпорядження), на підставі якого внесено запис.
  16. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то у Правилах внутрішнього трудового розпорядку має бути визначено спосіб, у який працівник інформує про бажання внести запис до його трудової. Такий спосіб може бути – усний або письмовий. Рекомендуємо визначити письмовий спосіб у формі заяви. Така заява може бути одна на усі випадки або працівник при настанні кожної події (прийняття, переведення, звільнення) інформує роботодавця про бажання внести запис до своєї паперової трудової книжки.
  17. Якщо паперова трудова книжка вже зберігається у працівника, то при внесенні запису на його вимогу, цю трудову ми не беремо для зберігання на підприємстві. По суті процедура виглядає так: працівник надає паперову трудову книжку, вносимо запис, віддаємо працівнику трудову.
  18. У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (за наявності).
  19. Запис про роботу за сумісництвом здійснює роботодавець за основним місцем роботи. Вважаємо, що запис має одразу відображати й прийняття, й звільнення. Якщо йдеться про внутрішнє сумісництво, то вносимо запис на підставі копій наказів про прийняття та звільнення. Якщо йдеться про зовнішнє сумісництво, то запис вносимо на підставі довідки про роботу за сумісництвом довільної форми.

Голова МК Профспілки                                       Олександр ДЗЮБА

Лист 25.02.2025 №63 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» про акти у кадровій роботі.

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська  організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» про акти у кадровій роботі.

Що таке акт

               У трудовому законодавстві ви не знайдете визначення терміна «акт», який складається для потреб кадрового діловодства.

З огляду на практику під актом розуміють службовий документ, складений групою осіб чи спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених фактів, пов’язаних з діяльністю суб’єкта господарювання або окремих його працівників.

Акти є різновидом організаційно-розпорядчої документації, тобто, це інформаційно-аналітичні документи, що містять інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (п. 3 гл. 1 р. IІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, далі – Правила № 1000/5).

На підприємстві акти зазвичай складаються групою посадових осіб, спеціально призначених для цього розпорядчим документом. Але для засвідчення одноразових випадків можна обійтися й без спецпризначення. Якщо акт складають у зв’язку з обставинами, що стосуються трудових відносин з працівниками, то, як правило, складати його доручають кадровій службі роботодавця (особі, відповідальній за ведення кадрового діловодства).

У деяких випадках законодавство прямо передбачає складання актів та є їхні затверджені форми. Наприклад, для передання справ на постійне зберігання використовують форму акта, наведеного у додатку 49 до Правил № 1000/5.

В яких випадках складаються акти з кадрових питань

Наведемо приклади ситуацій, коли кадровій службі (кадровику) необхідно скласти акт.

  1. У разі відмови працівника ознайомитися з наказом або іншим документом.

З кадровими наказами та іншими документами, що стосуються працівників, необхідно ознайомити цих працівників під підпис. Як зазначено у п. 11 гл. 10 р. IІ Правил № 1000/5, з розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Але часто-густо працівники відмовляються ставити свій підпис на документі для підтвердження факту ознайомлення з ним, особливо, якщо цей документ стосується звільнення за ініціативою роботодавця, притягнення працівника до відповідальності, або інших неприємних для нього моментів.

У цих випадках роботодавцю слід скласти акт, яким зафіксувати факт ознайомлення працівника з необхідним документом. У такому акті, зокрема, необхідно прописати:

  1. з яким документом був ознайомлений працівник (його назву, дату та номер);
  2. дату ознайомлення з документом;
  3. перелік працівників, у присутності яких було проведено ознайомлення (вони повинні також поставити свої підписи в акті);
  4. інформацію про те, що працівник відмовився поставити свій підпис для підтвердження факту ознайомлення з документом.

Складання такого акта також буде актуальним при відмові працівника розписатися у документі, яким йому пропонують переведення на іншу вакантну посаду. Пояснимо, чому.

Звільнення з підстав, зазначених у п.п. 1, 2 і 6 ст. 40 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), а також п.п. 4, 6 ст. 41 КЗпП, допускається, якщо неможливо перевести працівника за його згодою на іншу роботу. Щоб виконати цей припис законодавства, роботодавець повинен запропонувати працівникові наявні у нього вакантні посади та ті, які відповідають кваліфікації працівника. Для цього роботодавець (його кадрова служба) складає письмовий документ. Якщо працівник відмовляється поставити підпис для підтвердження вручення йому документа, роботодавець складає акт.

Останнім часом почастішали випадки, коли працівники відмовляються від підпису у наказі про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їхній виклик до районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (на підставі відповідного розпорядження ТЦК). Такі накази роботодавець видає на виконання вимог п. 47 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487. Отже, в цьому випадку також складається акт про відмову.

  1. Для фіксації факту відмови працівника надати письмові пояснення.

Ця ситуація стосується випадків притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності.

Так, відповідно до ст. 149 КЗпП до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення. Але, якщо працівник відмовляється надати такі пояснення, необхідно скласти відповідний акт, який підтверджуватиме факт відмови.

Як приклад наведемо посилання на рішення Бобринецького районного суду Кіровоградської області від 11.01.2024 у справі № 383/963/23. У цій ситуації працівниця відмовилася надати письмові пояснення стосовно зафіксованого факту відсутності її на робочому місці. На підтвердження цього факту був складений акт інспектором відділу кадрів та її безпосереднім керівником. Цей акт став одним із доказів порушення працівницею трудової дисципліни.

  1. Для підтвердження відсутності працівника на робочому місті.

Цей акт знадобиться, коли роботодавець хоче звільнити працівника за прогул на підставі п. 4 ст. 40 КЗпП.

Нагадаємо, що прогулом вважають відсутність працівника на роботі понад 3 години протягом робочого дня без поважних причин.

І хоча законодавством безпосередньо не передбачено складання таких актів, у судовій практиці можна побачити чимало посилань на подібні акти. І суди їх вважають одним із доказів порушень поряд з іншими. Дивіться, наприклад:

  1. рішення Дніпровського районного суду м. Києва від 30.07.2024 у справі № 759/19076/23;
  2. рішення Вінницького міського суду Вінницької обл. від 21.02.2024 у справі № 127/30790/23.
  3. У разі відсутності працівника та зв’язку з ним понад 4 місяці.

Складання акта актуальне для ситуації, коли роботодавець планує звільнити працівника на підставі п. 83 ст. 36 КЗпП: відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль.

Щоб звільнити працівника за цією підставою, потрібно документально зафіксувати факти відсутності працівника на роботі, відсутності інформації про причини такої відсутності та неможливості зв’язатися з працівником. Для цього складають відповідний акт або навіть декілька таких актів протягом 4 місяців відсутності працівника.

Окрім інших обов’язкових реквізитів, в акті варто зазначити, якими саме шляхами роботодавець намагався зв’язатися з працівником, наприклад:

  1. надсилання листів за місцем проживання працівника;
  2. телефонні дзвінки за відомими номерами телефонів;
  3. надсилання повідомлень у месенджери.

Детально про процедуру звільнення на підставі п. 83 ст. 36 КЗпП читайте у статті «Звільнення відсутнього працівника: яку підставу краще вибрати».

  1. Для засвідчення факту зіпсування бланка трудової книжки.

Якщо під час заповнення трудової книжки або вкладиша до неї бланк було зіпсовано, кадровій службі потрібно скласти про цей факт відповідний акт. У цьому випадку акт складають за формою № П-11 «Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них», затвердженою наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277. Роз’яснення Мінсоцполітики з цього питання наведено у листі від 16.04.2013 № 54/06/186-13.

Ми навели декілька прикладів, коли потрібно складати акти, пов’язані з кадровими справами. Це ситуації, які найчастіше трапляються на практиці. Але зауважимо, що складати акти Вам, можливо, доведеться й в інших практичних ситуаціях.

Які реквізити повинні бути зазначені в акті

Оскільки акт – це організаційно-розпорядчий документ, при його складанні та оформленні варто дотримуватися вимог:

  1. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020);
  2. Правил № 1000/5 (зокрема, розділ ІІ цього нормативного документа).

Докладно розібратися з оформленням кадрових документів за ДСТУ 4163:2020 Вам допоможе наш практичний відеокурс

З огляду на приписи, а також існуючу практику радимо обов’язково включити до акта такі реквізити:

  1. Найменування роботодавця.
  2. Дата та місце складання акта.
  3. Реєстраційний індекс документа.
  4. Заголовок акта (про що саме складено акт). Наприклад, «Про відсутність працівника на робочому місці».
  5. Перелік працівників (посадових осіб), які склали акт із зазначенням їх ПІБ та посад.
  6. Текст акта. Це основна частина акта, в якій необхідно чітко зазначити факти, що фіксуються в акті.
  7. Підписи осіб, які склали акт. Крім працівників кадрової служби, на практиці акт можуть підписувати також інші працівники, які стали свідками відповідного факту. Це може бути безпосередній керівник працівника, інші працівники цього підрозділу тощо.

Окрім того, акт може містити відмітку про ознайомлення з ним, а також гриф погодження або затвердження (залежно від конкретної ситуації та цілей, для яких його складали).

Висновки

  1. Акт – це організаційно-розпорядчий документ, який складається для засвідчення встановлених фактів та на підставі якого приймаються відповідні управлінські рішення.
  2. Акти, що стосуються кадрових питань, зазвичай складають працівники кадрової служби із залученням до їхнього підписання інших працівників, які були свідками певних фактів.
  3. При складанні актів варто дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 та Правил № 1000/5.

Голова МК Профспілки                                  Олександр ДЗЮБА

Лист 20.02.2025 №62 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію Пенсійного фонду України чи може бабуся розраховувати на допомогу по тимчасовій непрацездатності, здійснюючи догляд за онукою на час хвороби її матері

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію Пенсійного фонду України чи може бабуся розраховувати на допомогу по тимчасовій непрацездатності, здійснюючи догляд за онукою на час хвороби її матері.

              Допомога по тимчасовій непрацездатності в разі захворювання матері або іншої особи, яка фактично здійснює догляд за дитиною до 3-х років або за дитиною-інвалідом віком до 18-ти років, надається застрахованій особі, яка здійснює догляд за дитиною, з першого дня періоду захворювання, за умови, що ця особа не знаходиться у відпустці (п.п. 5, 6 ст. 15 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105-XIV).

Підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності.

Голова МК Профспілки                                     Олександр ДЗЮБА

Лист 20.02.2025 №61 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію Пенсійного фонду України як враховуються трудові періоди з 1998 до 2024 року до страхового стажу для плати лікарняного

By | | , , , , ,
Leave a comment

Головам ППО

Міська організація профспілки працівників освіти і науки України   міста Кропивницького надає інформацію Пенсійного фонду України як враховуються трудові періоди з 1998 до 2024 року до страхового стажу для плати лікарняного.

Страховий стаж для оплати лікарняного включає періоди офіційного працевлаштування, сплати ЄСВ, а також соціальні відпустки, наприклад, догляд за дитиною. Після 2016 року враховуються також періоди без страхування, якщо сплачено внесок. Робота за кордоном зараховується, якщо це передбачено міжнародними договорами, норми яких ратифіковано в Україні.

До страхового стажу прирівнюється трудовий стаж, набутий працівником за час роботи на умовах трудового договору (контракту) до набрання чинності Законом України від 18.01.2001 № 2240-III «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням», а також періоди, починаючи з 01 січня 2016 року, протягом яких особа не підлягала страхуванню згідно з цим Законом, але нею або роботодавцем за неї сплачено єдиний внесок відповідно до Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Отже, нормами Закону чітко окреслені підстави для включення до страхового стажу за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, а саме:

  1. періоди коли особа підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, і за який було сплачено єдиний внесок або страхові внески за цим видом страхування;
  2. періоди без сплати страхових внесків (період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, отримання виплат за окремими видами соціального страхування, крім пенсій усіх видів (за винятком пенсії по інвалідності);
  3. періоди після 01.01.2016, коли особа не підлягала загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, але за який було сплачено єдиний внесок.

Так, періоди, починаючи з 01.01.2011 і до теперішнього часу, коли особа підлягала страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, і відповідно до даних відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування за неї були сплачені страхові внески, зараховуються до стажу.

За період до 31.12.2010 страховий стаж обчислюється у відповідності до даних, зазначених у трудовій книжці, і зараховуються періоди перебування особи в трудових відносинах.

За період з 19.10.1998 по 31.12.2010 визначення загального трудового стажу здійснюється відповідно до Правил обчислення загального трудового стажу для призначення працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.1998 № 1658. У цих Правилах не визначено порядку зарахування до трудового (страхового) стажу часу роботи на території інших держав.

За період до 19.10.1998 – відповідно до Правил обчислення безперервного трудового стажу робітників та службовців при призначенні допомоги по державному соціальному страхуванню, затверджених постановою Ради Міністрів СРСР від 13.04.1973 № 252.

Робота за кордоном зараховується до страхового стажу для оплати листка непрацездатності, якщо це передбачено міжнародними договорами, норми яких ратифіковано в Україні.

Голова МК Профспілки                                     Олександр ДЗЮБА