Лист 28.10.2025 № 303 Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «Бухгалтер бюджетної установи» які заяви працівника треба зберігати в особовій справі

Ведення особових справ регламентує наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів» від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Згідно з п. 12 глави 2 розділу IV Правил, в особових справах групуються документи, що відображають трудові відносини працівника в хронологічному порядку.

До особової справи включають:

заяву про прийняття на роботу;

заяву про переведення на іншу посаду чи роботу;

заяву про звільнення з роботи.

Також можуть зберігатися: копії наказів з особового складу, копії паспортів, трудових книжок, довідки, характеристики, автобіографії тощо — залежно від внутрішнього положення підприємства.

Які заяви не належать до особової справи

Заяви про:

відпустку,

відрядження,

соціальні відпустки,

відпустки без збереження зарплати тощо —

не включаються до особової справи, оскільки вони належать до документації з обліку використання робочого часу.

Такі документи зберігаються окремо відповідно до Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (стаття 515).

Строк зберігання заяв про відпустки: 1 рік — після закінчення календарного р., за який вони складалися, після чого документи можуть бути знищені в установленому порядку.

Як організувати зберігання правильно

Додатково: як групувати документи в особовій справі

Особова справа формується з моменту прийняття працівника і ведеться до дня його звільнення.

Документи в ній групуються в хронологічному порядку.

Після звільнення працівника справа підлягає архівному зберіганню 75 років.

Висновок

У особову справу включаються заяви про прийняття, переведення, звільнення.

У особову справу не включаються заяви про відпустки, відрядження, соціальні відпустки — вони зберігаються окремо 1 рік.

Всі документи мають бути систематизовані та підшиті у порядку надходження.