Головам ППО
М
іська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію щодо закриття сезону відпусток 2019 року.
Графік відпусток на 2019 рік у вашій організації затвердили вчасно. Дисципліновані працівники йшли у відпустки чітко за графіком. Однак життя вносить корективи до будь-якого плану: хтось хворів під час відпустки, хтось почав навчатися або вийшов з відпустки для догляду за дитиною.
Наприкінці відпускного сезону проведіть аудит відпусток 2019 року. Перевірте, чи є у вас всі заяви про перенесення відпусток, чи всі працівники скористалися правом на відпочинок, чи всі належні записи внесли до особових карток.
Почніть аудит з початку — з графіка відпусток
У фокусі — графа «Перенесення відпустки». Сподіваємося, у вашому графіку відпусток вона є.
Законодавство не унормовує форми графіка відпусток. Проте рекомендована Мінсоцполітики форма передбачає графу «Перенесення відпустки». У ній вказують підставу перенесення та новий період відпустки.
Відмічайте олівцем на полях розбіжності між періодами відпусток за графіком і фактичними. Від цієї інформації залежатимуть подальші дії. Спочатку перегляньте графік відпусток до кінця і тільки після цього шукайте відсутні документи.
Розбіжностей немає або в графіку є інформація про перенесення відпустки на інший період.
Чудово! Ви добре попрацювали — все врахували та оформили вчасно. Переконайтеся, що в справах все до ладу. Перевірте:
- записи в особових картках П-2;
- заяви про перенесенняабо продовження відпусток;
- записи в журналах реєстрації наказів з кадрових питань;
- підписи про ознайомлення в наказах.
Є розбіжності запланованої та фактичної відпустки, а інформація про перенесення/продовження відсутня.
Перегляньте табель обліку робочого часу. З’ясуйте причину відхилення фактичної відпустки від запланованої.
Якщо період відпустки змінили з ініціативи роботодавця, переконайтеся, що є повідомлення та підпис працівника про згоду.
Якщо відпустку перенесли на прохання працівника, знайдіть його заяву про перенесення відпустки.
В обох випадках знайдіть в журналі реєстрації наказів з кадрових питань дату та номер наказу про перенесення відпустки, потім — оригінал наказу. Перевірте підписи керівника та працівників, яких цей наказ стосується.
Перегляньте, який період перенесення відпустки вказали в наказі:
- з конкретними датами;
- місяць надання відпустки;
- інший період.
Якщо в наказі зазначений конкретний період, видавати ще один наказ про відпустку не потрібно. Якщо відпустка ще не почалася, нагадайте бухгалтеру про виплату відпускних не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.
Якщо в наказі зазначили тільки місяць, на який працівник згоден/бажає перенести відпустку, нагадайте працівнику про потребу написати заяву з конкретними датами. Зробіть це мінімум за три тижні до початку відповідного місяця.
Ще варіант — працівник не визначився навіть з місяцем, а в наказі вказали, що відпустку переносять «на інший період». Є ризик, що працівник не використає відпустку або її частину до кінця робочого року. Тому включіть її до графіка відпусток на наступний рік.
Перевірте, чи правильно внесли записи про відпустки в особові картки П-2. Якщо є помилки — виправте. Це не спричиняє адміністративної відповідальності (лист Держстату від 21.11.2016 № 09.4-12/307-16).
Нарешті, внесіть відсутню інформацію до графіка відпусток.
Зверніть увагу на працівників-трудоголіків
Коли перевіряєте графік, тримайте у полі зору працівників, які постійно переносять відпустки та накопичують залишки. Можливо, з-поміж ваших колег є трудоголіки, що взагалі не ходять у відпустку роками, або неповнолітні працівники, які ще не відпочивали. Якщо виявили такі «міни уповільненої дії», негайно відправляйте їх у відпустку.
Законодавство забороняє ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом двох років поспіль, а неповнолітньому — протягом робочого року (ч. 5 ст. 80 КЗпП, ч. 5 ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).
Під час перевірки з дотримання законодавства про відпустки інспектор праці обов’язково проконтролює такі випадки. Також перевірить умови надання щорічних додаткових відпусток за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці, правомірність відкликання працівника з відпустки та згоду на її перенесення.
Усувайте порушення незалежно від того, чи очікує підприємство на перевірку. Але й після перевірки можна уникнути штрафу, якщо роботодавець виконає припис інспектора у встановлений строк (п. 28 Порядку здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю, затвердженого постановою КМУ від 21.09.2019 № 823; далі — Порядок № 823).
А ось винуватець порушення не уникне адміністративного штрафу. Якщо в акті інспектування зафіксовані порушення, інспектор праці розгляне зауваження роботодавця, проаналізує матеріали інспектування, винесе припис і вживатиме заходів до притягнення винної посадової особи до відповідальності — передасть протокол про адміністративне правопорушення до суду (ст. 41 КпАП, п. 27 Порядку № 823).
Голова МК профспілки О. Дзюба
