Лист №273 від 08.11.2018 року, щодо як заактувати подію

Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію як заактувати подію.

Акт — інформаційно-аналітичний документ, що підтверджує певну подію. На підставі акта керівник ухвалює управлінське рішення.

Форми деяких актів затверджені нормативно-правовими документами (див. табл.). Обов’язково додержуйте цих форм. З-поміж них, зокрема, й акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах (додаток 13 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Акти, що не мають затверджених форм, можете оформляти на загальних бланках підприємства або на чистих аркушах.

Отже, працівник викинув коника. Керівник лютує та вимагає задокументувати подію, щоб мати підставу вжити дисциплінарних заходів. Беріть загальний бланк або чистий аркуш — будемо оформляти акт.

Оформте реквізити заголовної частини

Реквізити заголовної частини акта:

назва підприємства;
назва структурного підрозділу — якщо акт склали й підписали працівники одного підрозділу;
вид документа — АКТ;
дата;
реєстраційний індекс;
місце складання.

Датою акта є дата заактованої події (п. 1. гл. 4 розд. II Правил № 1000/5). Місце складення, зазначене в акті, має відповідати місцю події.

Розташуйте реквізити згідно з ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Сформулюйте заголовок

Заголовок акта має:

1) стисло передавати суть події;

2) граматично узгоджуватися зі словом АКТ.

Для узгодження використовуйте прийменник «про»:

Акт (про що?)…

Про пошкодження бланків трудових книжок

Про відмову Кулика В. П. ознайомитися з наказом про навчання персоналу

Залучіть свідків

Зазвичай до актів потрапляють неприємні події, пов’язані з порушенням чи конфліктом. Аби роботодавець мав додаткові гарантії вирішити питання на свою користь, складайте акти в присутності свідків. Зазвичай укладач акта запрошує трьох свідків. Це можуть бути: близький колега та керівник порушника, секретар, член профспілки, менеджер з управління персоналом.

Запишіть текст акта у присутності свідків

Вкажіть в акті посади та прізвища свідків. Опишіть подію. Зазначте її дату; час; прізвище, ім’я, по батькові фігуранта:

Я, інспектор з кадрів Добривечір В. П., у присутності начальника відділу інформаційних технологій Розума О. В., начальника відділу кадрів Добренької Г. О. та члена профспілкового комітету ТОВ «Усе буде добре» Мороз В. Н. склала цей акт про те, що сьогодні, 05.10.2018, адміністратор системи Гуськов Семен Петрович був відсутній на роботі протягом робочого дня (з 9:00 до 18:00) з невідомих причин. На телефонні дзвінки Гуськов С. П. не відповідав.

Якщо суть інциденту — у відмові працівника проставити підпис і дату у відмітці про ознайомлення з наказом, спочатку зачитайте працівнику наказ при свідках. Потім складіть акт.

Додаток 2. Акт про відмову працівника надати письмові пояснення відсутності на роботі