Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію щодо змін у правилах діловодства затверджених Мінюстом.
Із 27.07.2018 набули чинності зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Зміни затвердив Мін’юст наказом від 04.07.2018 № 2277/5.
- Положення про службу діловодства та архів
Нова норма. Служба діловодства та архів підприємства обов’язково розробляють Положення про службу діловодства та Положення про архів, якщо вони є структурними підрозділами. Структурний підрозділ може бути самостійним, а може входити до складу іншого структурного підрозділу. Положення має бути в будь-якому разі.
Приклад. Відділ діловодства входить до управління організаційного та документаційного забезпечення. Він повинен розробити, погодити та затвердити Положення про відділ діловодства.
Що зробити. Перевірте структуру та штатну чисельність підприємства. Перегляньте локальні нормативні акти. Якщо служба діловодства та архів — структурні підрозділи, а положень про них немає, складіть ці положення.
Положення не потрібні, якщо функції з організації діловодства або ведення архіву покладено на відповідальну особу. Відповідні обов’язки, права та відповідальність роботодавець визначає в посадовій інструкції цього працівника.
Посилання: п. 9 розд. I Правил № 1000/5.
- Підписи з В. о.
Нова норма. У підписах слова «Виконуючий обов’язки» або скорочення «В. о.» можна додавати не лише до назви посади керівника установи, а й до назв посад керівників самостійних структурних підрозділів, однак якщо є розпорядчий документ про заміщення.
Що зробити. Унесіть доповнення до індивідуальної інструкції з діловодства. Поінформуйте керівників підрозділів — зробіть новинну розсилку.
Змінився порядок оформлення реквізиту «Підпис».
Виконуючий обов’язки може підписувати документи замість керівника самостійного структурного підрозділу, додаючи слова «Виконуючий обов’язки» або скорочення «В. о.» до назви посади.
Якщо ви хочете надати це право виконуючому обов’язки, визначайте в. о. в заявах про відпустку та доповідних про його призначення перед відрядженнями.
Посилання: п. 10 гл. 7 розд. II Правил № 1000/5.
Печатки
Нова норма. Нині не всі підприємства зобов’язані мати печатки. До всіх посилань на відбиток печатки у Правилах № 1000/5 додана ремарка:
(за наявності)
Що зробити. Перевірте на ekadrovik.mcfr.ua, чи повинно ваше підприємство застосовувати печатку.
- Вилучення оригіналів із фонду підприємства
Нова норма. Стара редакція Правил № 1000/5 дозволяла тимчасове вилучення оригіналів документів із документаційного та архівного фондів підприємства — у випадках, передбачених законом. Нова редакція Правил № 1000/5 конкретизувала підстави для тимчасового доступу до документів:
Ухвала слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом.
В ухвалі має бути зазначений одержувач документів:
Вилучені документи надаються безпосередньо особі, визначеній в ухвалі слідчого судді, суду.
Після вилучення оригіналів документів на підприємстві обов’язково мають залишитися:
- засвідчені копії цих документів;
- описвилучених документів.
Граничний строк повернення документів — не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.
Що зробити. Унесіть доповнення до індивідуальної інструкції з діловодства. Визначте форму опису вилучених документів.
Посилання: п. 14 розд. I Правил № 1000/5.
Експертиза цінності
Нова норма. Постійні експертні комісії відтепер мають утворювати лише підприємства, установи, організації, що є юридичними особами. Дотепер уточнення про юридичний статус у Правилах № 1000/5 не було.
Перелік нормативно-правових актів, яким має відповідати експертиза цінності документів, набув нової редакції:
- законодавство у сфері архівної справи та діловодства;
- типові та галузеві переліки видів документів із нормативно встановленими строками їх зберігання, затверджені відповідно до законодавства;
- типові та примірні номенклатури справ;
- інші нормативно-правові акти з питань експертизи цінності.
Як виявляти та описувати унікальні документи Національного архівного фонду в архіві підприємства, тепер регулює нова методика віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затверджена наказом Мін’юсту від 16.08.2016 № 2505/5.
Що зробити. Актуалізуйте Положення про експертну комісію.
Посилання: п. 1, 2 гл. 1; п. 16 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5.
- Описи справ
Нові норми. Змінені Правила № 1000/5 впровадили нові процедури — удосконалення та перероблення описів справ.
Підстави для удосконалення описів:
- заголовки не розкривають зміст справ;
- відсутній довідковий апарат опису або його елементи — передмова, список скорочень тощо.
Підстави для перероблення описів:
- значна частина заголовків не відображає змісту справ;
- значну частину документів фонду —
- втрачено під час зберігання на підприємстві через форс-мажорні обставини;
- передано до іншої архівної установи;
- приєднано до іншого фонду;
- заголовки неправильно систематизовано, через що складно/неможливо шукати інформацію;
- обсяг фонду значно збільшився за рахунок нових надходжень.
Рішення про удосконалення або перероблення описів справ ухвалює державний архів, архівний відділ райдержадміністрації чи міської ради.
Що зробити. Актуалізуйте Положення про експертну комісію.
Посилання: п. 15 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5.
- Знищення документів
Нові норми. Після експертизи цінності документів кожен структурний підрозділ складає власний акт про вилучення для знищення документів, строк зберігання яких минув. За формою акт підрозділу збігається зі зведеним актом, який не зазнав змін (дод. 15 до Правил № 1000/5).
Раніше підрозділи надавали архівному відділу переліки справ, що підлягають знищенню. Архівний відділ на їх підставі складав зведений акт про знищення.
Якщо акт про знищення містить первинну фінансову та бухгалтерську документацію, підприємство має додати до нього довідку про проведення фінансових перевірок, ревізій, аудиту. Довідка має містити дані про наявність або відсутність:
- фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, — за зазначені в акті роки;
- спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.
Довідку підписує керівник підприємства. Раніше це мав робити й головний бухгалтер.
Документи з грифом обмеження доступу відтепер можна знищувати не лише шляхом подрібнення, а й шляхом спалення або іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення.
Що зробити. Розішліть підрозділам форму акта про вилучення документів для знищення. Актуалізуйте форму довідки про фінансові перевірки.
Посилання: п. 1, 5 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5.
- Архів
Нові норми. Дотепер був один критерій систематизації документів у справах для архівного зберігання — за хронологією надходження або створення від січня по грудень. Змінені Правила № 1000/5 додали ще один критерій — в алфавітному порядку найменування установ у межах року. Так, наприклад, можна систематизувати звіти, що надійшли протягом року від підвідомчих структур.
За наявності вільних площ та з дозволу керівника підприємства в архів можна передавати справи тимчасового зберігання — до 10 років включно. До номерів здавальних описів цих справ віднині додавайте позначку ТМ.
Якщо тимчасово вилучили документи зі справи фонду на підставі ухвали слідчого судді, суду, до справи маєте включити не протокол вилучення, як раніше, а копію ухвали.
Нової редакції набуло визначення терміна установа-фондоутворювач:
Установа-фондоутворювач є юридичною особою, що підтверджується відповідним актом (закон, постанова, наказ, розпорядження, статут, положення) про утворення, реєстрацію, порядок діяльності, функції тощо.
Що зробити. Актуалізуйте індивідуальну інструкцію з діловодства. Поінформуйте про зміни відповідальних осіб.
Посилання: п. 4 гл. 2; п. 2 гл. 4 розд. VI; п. 8 гл. 7 розд. VIII; п. 4 гл. 1 розд. IX Правил № 1000/5.
+Передача документів при реорганізації
Нові норми. Якщо підприємство внаслідок реорганізації — злиття, приєднання, поділу, перетворення — передає свої функції іншому підприємству, останнє приймає його документи та архів за актом. Заголовок акта:
Про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої
Форму акта регламентував новий додаток до Правил № 1000/5 — Додаток 51.
Акт потрібно складати у двох примірниках. Його підписують посадові особи, що передали та прийняли документи, а затверджують керівники підприємств.
Для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа (державна архівна установа, архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла архівні документи постійного/тривалого зберігання, видає довідку про прийняття документів. Змінені Правила № 1000/5 вперше встановили вимоги до змісту такої довідки. Зокрема, вона має містити:
- найменування підприємства;
- кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати;
- кількість справ за описом справ з кадрових питань (особового складу), крайні дати;
- дату й номер акта приймання-передавання документів.
Що зробити. Унесіть уточнення та новий додаток до індивідуальної інструкції з діловодства— акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої. Скачайте форму для додатка.
Посилання: п. 4 гл. 3 розд. XV; п. 8 гл. 3 розд. XV; дод. 51 Прави
Голова МК профспілки О. Дзюба
