Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» чи обов’язково на підприємстві вести журнали реєстрації наказів з кадрових питань та заяв працівників.
Обов’язковою є реєстрація кадрових документів, а от вести для цього саме паперові журнали законодавство не вимагає.
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), передбачають, що службовий документ, отриманий установою або створений нею, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації.
При цьому реєстрація полягає у фіксації облікових даних про документ за встановленою на підприємстві реєстраційною формою та присвоєнні документу реєстраційного індексу.
Отже, накази з кадрових питань та заяви працівників потрібно реєструвати.
А ось форму такої реєстрації підприємство може обрати самостійно.
Пункт 7 глави 3 розділу ІІІ Правил № 1000/5 передбачає три форми реєстрації документів:
- журнальну;
- карткову;
- автоматизовану – з використанням спеціальних комп’ютерних програм.
Мало того, самі Правила № 1000/5 зазначають, що журнальну форму доцільно застосовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.
Тому вимоги обов’язково мати на підприємстві саме паперовий «Журнал реєстрації кадрових наказів» або «Журнал реєстрації заяв працівників» законодавство не містить.
Головне – щоб підприємство забезпечило належну реєстрацію таких документів та могло встановити, коли документ було створено або отримано, який реєстраційний індекс йому присвоєно та до якого документаційного фонду він належить.
Зверніть увагу і на реєстрацію наказів з кадрових питань.
Такі накази мають різні строки зберігання, тому їх не варто реєструвати одним суцільним масивом. Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання та накази тимчасового строку зберігання формують у різні справи. Відповідно, на практиці для них доцільно передбачити окрему реєстрацію та різні літерні індекси.
Правила № 1000/5 прямо дозволяють для розрізнення груп наказів з кадрових питань додавати до їх порядкового номера літерний індекс, а систему таких індексів підприємство розробляє самостійно.
Наприклад:
№ 15/к/тр – для наказів тривалого строку зберігання;
№ 27/к/тм – для наказів тимчасового строку зберігання.
Конкретні позначення можуть бути іншими – їх підприємство визначає самостійно у своїй інструкції з діловодства.
Щодо заяв працівників ситуація аналогічна.
Заява працівника, яка надходить роботодавцю та стає підставою для прийняття кадрового рішення, є документом, який необхідно належним чином облікувати. Тому заяви також реєструють відповідно до прийнятої на підприємстві системи діловодства.
Голова МК Профспілки Олександр ДЗЮБА
