Лист № 04 від 13.01.2021р., надає інформацію про графік відпусток 2021.

Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію про графік відпусток 2021.

Навіщо складати графік відпусток

Складають графік відпусток для підтримання повноцінного безперебійного робочого процесу. Звісно, працівники часто незадоволені плануванням їх дозвілля заздалегідь. Кадровики теж не в захваті. Але у жодних із сторін вибору немає.

Відповідно до ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки роботодавці зобов’язані складати графік відпусток, погоджуючи його з профспілкою (профспілковим представником, представником трудового колективу) та затверджуючи керівником. При його складанні роботодавці повинні враховувати інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Зауважте: на практиці, здебільшого при плануванні часу відпочинку працівників, в пріоритеті перебувають інтереси підприємства. Обирати час відпустки за своїм бажанням мають право тільки деякі категорії працівників, зазначені в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки (особи з інвалідністю, жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років тощо). Роботодавець не має права відмовити їм. Решта працівників при плануванні часу відпусток повинні дійти взаємної згоди з роботодавцем.

Подивимось на графік відпусток «очима» роботодавця. Які можливості він відкриває?

По-перше, це планування, впорядкованість та контроль трудових ресурсів для забезпечення повноцінного робочого процесу.
По-друге, при обчисленні резерву відпусток (для госпрозрахункових підприємств) саме графік відпусток надає вихідні дані для його розрахунку.

Графіки відпусток повинні складати всі роботодавці (підприємства, установи, організації тощо) без винятків. Також не обходить стороною це і ФОП-роботодавців, навіть якщо в них декілька працівників.

Коли складати?

Строки складання графіка відпусток не встановлені ані в КЗпП, ані в Законі про відпустки. Проте п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 р. № 213, які продовжують діяти в Україні, визначає строк складання графіка відпусток так: «графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома всіх працівників і службовців».

Фахівці Мінсоцполітики в листі від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15 також радять притримуватися цього строку складання графіка.

Що з цього виходить?

По-перше, графік треба скласти, узгодити з профспілкою та затвердити в керівника до 5 січня поточного року. Тобто 5 січня визначено як граничний строк.
По-друге, інформацію про відпустки, що містить графік, треба довести до відома працівників підприємства, установи, організації.

При цьому попередити працівників треба у строк, не менший ніж 2 тижні перед початком відпустки першого працівника, оскільки відповідно до ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки про дату початку відпустки працівника треба повідомити письмово не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку.

Запитання щодо строків складання графіка відпусток, які найчастіше виникають на початку року, наведемо в табл. 1.

Таблиця 1. Строки складання графіків відпусток

Запитання	Відповідь
Працівник іде у відпустку 4 січня 2021 року. Коли складати графік?	Щонайменше за два тижні до виходу працівника у відпустку. Тобто не пізніше 20 грудня 2020 року. Але це вихідний день (неділя) при роботі за стандартною п’ятиденкою. Тому попередити треба напередодні вихідних — 18 грудня 2020 року. Якщо не встигли, можна діяти таким чином: у графіку відпусток зазначити період надання відпустки «січень 2021 року», а відпустку надати за заявою працівника (див. наступне запитання)
Що робити, якщо не встигли скласти графік відпусток до виходу працівника у відпустку?	У випадках, коли працівнику відпустка потрібна терміново, ми вважаємо, що вона може надаватися за його заявою (при узгодженні з керівником). На підставі заяви працівника роботодавець видає наказ на відпустку, а потім ці дані фіксує у графіку. У цьому разі можна спиратися на те, що ініціатива виходить від працівника і для роботодавця це не є порушенням
Чи можна скласти графік відпусток після 5 січня 2021 року, якщо у всіх працівників відпустки влітку?	Краще все ж скласти графік до 5 січня поточного року. Проте якщо скласти графік після цієї дати, але виконати умови двотижневого попередження до виходу у відпустку в поточному році першого працівника за графіком, то, на наш погляд, це не буде порушенням трудового законодавства

Форма графіка відпусток

Затвердженої форми графіка відпусток в Україні на сьогодні не існує. Кожен роботодавець має право розробляти її «під себе» або скористатися уніфікованою формою графіка відпусток, яка наведена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7.

При складанні «своєї» форми треба притримуватись законодавчих норм. А вони зобов’язують затверджувати графік з інформацією про планові періоди надання відпусток працівникам. Тобто, яка інформація вам потрібна для користування, окрім обов’язкової, — вирішувати вам.

На рисунку наведемо фрагмент графіка відпусток з практики.

Фрагмент графіка відпусток на 2021 рік

Зазвичай «№ з/п» вносять для контролю кількості працівників (щоб нікого не забути або не «задвоїти»). Також для зручності пошуку застосовують сортування за прізвищем.

Конкретна дата початку і закінчення відпустки в наведеному графіку відпусток не зазначена. Це дає змогу узгоджувати дату початку відпустки «за фактом» в межах запланованих місяців у графіку. У такому разі працівники надають роботодавцю заяви на відпустки, в яких зазначають бажані дати початку відпочинку. На підставі таких заяв роботодавець видає відповідні накази. Попереджати працівника про початок такої відпустки за два тижні немає необхідності.

Але деякі роботодавці все ж прогнозують конкретні дати відпусток. І в цьому разі за два тижні до їх початку роботодавець письмово повідомляє працівників про початок їх відпустки. А далі — видає відповідні накази на відпустки. Якщо працівник планує поділити відпустку, то відображайте це у графіку. При цьому не забувайте, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 к. дн. (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). До відома: відпустка на дітей не підлягає поділу на частини.

Особистий підпис працівника у графіку відпусток не є обов’язковим реквізитом. Адже ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки зобов’язують роботодавця довести інформацію до відома працівників, але не зазначають, яким саме чином.

Також наявність підпису не свідчить про повідомлення працівника про початок відпустки. Особливо, коли час відпустки зазначений у місяцях без конкретних дат.

Якщо до графіка відпусток вносять зміни, то зазвичай використовують графу «Примітки». У ній зазначають строк, на який переноситься відпустка, підставу, номер та дату наказу.

Кого включати до графіка

До графіка відпусток включаємо працівників, які на дату погодження та затвердження графіка працюють за трудовими договорами (строковими та безстроковими) як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.

Зауважте: відпустку не надають особам, які працюють за договором цивільно-правового характеру. І, звісно, не включають до графіка відпусток.

У табл. 2 розглянемо запитання, які найчастіше викликають сумніви в кадровиків.

Таблиця 2. Кого включати до графіка відпусток

Запитання	Відповідь
Як включати до графіка відпусток працівника, який є внутрішнім сумісником?	Таких працівників у графіку відображати краще окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. І ось чому. Працівники-бюджетники зазвичай використовують відпустки за основним місцем роботи і за сумісництвом одночасно^*. І вони можуть бути різної тривалості. Радимо відстежувати ці моменти окремо. Внутрішні сумісники госпрозрахункових підприємств можуть скористатися правом, наданим п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки, і піти у відпустку одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом, але можуть перебувати у відпустці за основним місцем роботи та за сумісництвом у різний час
Чи включати до графіка відпусток працівників, прийнятих за строковим договором?	Включати, якщо на момент погодження та затвердження графіка вони працювали за трудовим договором. «Тимчасові» працівники мають право на відпустку, яка визначається пропорційно відпрацьованому часу (ч. 9 ст. 6 Закону про відпустки)
Плануємо прийняти працівника, чи включати його до графіка відпусток?	Ні. Якщо на момент погодження та затвердження графіка відпусток не укладений трудовий договір з «потенційним» працівником — включати його до графіка не треба. Нагадаємо: щорічні відпустки надають не за календарний, а за робочий рік. Тому працівник, який прийнятий після затвердження графіка відпусток на календарний рік, має право використати щорічну відпустку протягом робочого, а не календарного року
^*Пункт 3 постанови КМУ «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» від 03.04.1993 р. № 245 та п. 6 Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженого спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінфіну від 28.06.1993 р. № 43.

Які відпустки включати до графіка

Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки до графіка відпусток обов’язково включають щорічні (основні та додаткові (за наявності)) відпустки. Всі інші відпустки роботодавець може надавати працівнику на підставі його заяви і не вносити до графіка. На практиці деякі роботодавці намагаються найточніше спланувати відсутність працівника для нормальної організації робочого процесу. При цьому вони вносять до графіка всі відпустки, які можна спланувати («дитячі», «чорнобильські», «бойові» тощо). А от навчальні відпустки заздалегідь навряд чи вдасться запланувати.

Але пам’ятайте! Якщо ви внесли всі ці відпустки до графіка — намагайтесь дотримуватися запланованих строків! Що нам диктують життєві ситуації та які найпоширеніші запитання турбують роботодавців при включенні відпусток до графіка, наведемо в табл. 3.

Таблиця 3. Які відпустки планувати

Запитання	Відповідь
Чи можна включати до графіка щорічні відпустки за попередні роки?	Так, звісно! Річ у тім, що щорічні відпустки не мають строку давності. А згідно із ст. 11 Закону про відпустки забороняється не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом 2 років поспіль. Отже, поряд із щорічною відпусткою (основною та додатковою) поточного року працівник може скористатися такими відпустками і за минулі роки. Але роботодавець може обмежити тривалість відпустки за минулі роки, якщо це зашкодить нормальному робочому процесу
Чи можна не включати до графіка працівника, якщо він не планує протягом календарного року йти у відпустку?	Така ситуація теж має право на життя. І, теоретично, за взаємною домовленістю з працівником роботодавець може не включати його до графіка відпусток цього року. За умови, що в наступному календарному році працівник піде в щорічну відпустку повної тривалості. Зауважте: нормами ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняється не надавати відпустки повної тривалості два роки поспіль (для осіб молодше 18 років та працівників зі шкідливими умовами праці — один рік). За невиконання цієї норми роботодавцю загрожує штраф. Поряд із цим відпустка — це право, а не обов’язок працівника, і примусово його змусити піти у відпустку роботодавець не може. На практиці неузгодженості між працівником і роботодавцем — це поодинокі випадки. Але вони можуть вилитися в неприємності. Тому радимо підстраховуватись і включати всіх працівників до графіка відпусток. Таким чином роботодавець надає можливість працівникам реалізувати право на відпустку
Чи можна включити до графіка невикористану минулого року «чорнобильську» відпустку?	Ні! Оскільки «чорнобильська» відпустка прив’язана до календарного року. І якщо працівник не реалізував своє право на таку відпустку в поточному календарному році, перенесення її на наступний рік не допускається. Зауважте: якщо «чорнобильська» відпустка почалася у грудні 2020 року, а закінчилася у січні 2021 року, то вона належить до відпустки 2020 року

Зміни у графіку відпусток

А як же без змін. Життя часто вносить корективи і запланований заздалегідь відпочинок не завжди втілюється у реальність.

Зміни можуть відбутися після затвердження графіка, коли, зокрема:

прийняті новачки;
у працівника або роботодавця до початку запланованої графіком відпустки змінилися плани;
перебуваючи у відпустці, працівник захворів.

У будь-якому разі законодавство не забороняє вносити зміни до графіка відпусток. Така можливість передбачена ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки. Це також зазначили фахівці Мінсоцполітики в листі від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15. При цьому складати, затверджувати та узгоджувати новий графік відпусток не треба. Вистачить наказу про внесення змін до нього.

Якщо плинність кадрів значна і роботодавець не проти надавати новачкам відпустки протягом поточного року, то радимо кожного кварталу (місяця) видавати наказ про внесення змін до графіка відпусток. До нього вносити інформацію щодо працівників-новачків. Також не забувайте цей наказ погоджувати із профкомом (уповноваженим представником трудового колективу). Із наказом обов’язково ознайомлюйте працівників-новачків, відпустки яких плануєте. У разі коли новачка забули внести до графіка, а відпустку надали за його заявою (із збереженням правил її надання), то при перевірці за це роботодавцю нічого не буде.

Якщо ж ідеться про перенесення відпустки, то на підставі заяви працівника або пропозиції роботодавця про перенесення та згоди працівника видається наказ про перенесення відпустки.

За бажання можна в графіку відпусток у графі «Примітки» зазначити «Перенесено», причину і новий строк. На практиці кадровики разом із наказом про перенесення відпустки видають ще наказ про внесення змін до графіка відпусток. Чи потрібно це робити? Вважаємо таку «перестраховку» необов’язковою.

Штрафи за відсутність графіка відпусток

Відсутність графіка відпусток контролери можуть трактувати як інші порушення трудового законодавства (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП). За таке порушення:

на роботодавця чекає «трудовий» штраф у розмірі однієї МЗП (з 1 вересня 2020 року — 5000 грн, у 2021 році — 6000 грн);
на посадових осіб роботодавця, а також на ФОП — адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).

Голова МК профспілки О. Дзюба