Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію про алгоритм дій роботодавця при відсутності працівника на роботі.
Відсутність працівника на робочому місце без поважних є порушенням трудової дисципліни. Такі дії (бездіяльність) кваліфікуються як прогул і, як наслідок, — притягнення до дисциплінарної відповідальності.
За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано один із таких заходів стягнення:
1) догана;
2) звільнення.
Прогулом визнається відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (пункт 4 частини 1 статті 40 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП); пункт 24 постанови Пленуму ВСУ від 06.11.1992 № 9).
Для того, щоб не порушити права працівника рекомендуємо здійснити певну послідовність дій, які можна розділити на наступні етапи:
Етап І. Виявлення відсутності працівника на роботі
1) Факт відсутності працівника на роботі має бути зафіксовано.
На практиці про факт відсутності працівника на роботі керівник підприємства повідомляється доповідною запискою одного з працівників. Доповідна подається у довільній письмовій формі, де має бути вказано про те, що працівник відсутній на робочому місці та на підприємстві.
Доповідна записка подається керівнику безпосередньо в день нез’явлення працівника на роботі.
Етап ІІ. Фіксація факту відсутності працівника на роботі
1) Акт відсутності працівника на роботі
Відсутність працівника на роботі має бути зафіксовано актом про відсутність працівника на роботі.
Акт складається у довільній письмовій формі та підписується не менше ніж двома працівниками (наприклад, бухгалтером та директором). В акті має бути зафіксовано відсутність працівника на робочому місці та на підприємстві.
Акт необхідно оформити безпосередньо в день нез’явлення працівника на роботі.
2) Відмітки у табелі обліку робочого часу про відсутність працівника на роботі
Відмітку про відсутність працівника на роботі в табелі обліку робочого часу необхідно проставити в день його нез’явлення на роботі, а в подальшому проставляти кожного робочого дня, коли він не з’являється на роботі.
Етап ІІІ. Вжиття заходів для з’ясування причин відсутності працівника на роботі
1) Наказ керівника підприємства про проведення службового розслідування за фактом відсутності працівника на роботі
Отримання доповідної записки є підставою для проведення службового розслідування. Під час службового розслідування мають бути вжиті заходи для з’ясування причин відсутності працівника на роботі (телефонні дзвінки, надсилання листів працівнику, отримання від працівника письмових пояснень тощо).
Наказ оформлюється у довільній формі. У наказі має бути викладено доручення про проведення службового розслідування та з’ясування причин відсутності працівника на роботі, призначено виконавців та визначено строки проведення службового розслідування.
Наказ видається керівником підприємства в день отримання доповідної записки.
2) Розпорядження керівника підприємства про надання працівником письмових пояснень щодо причин відсутності на роботі
Вимога про надання працівником письмових пояснень щодо причин відсутності на роботі оформлюється розпорядженням або наказом керівника підприємства. Працівника необхідно ознайомити з таким розпорядженням (наказом) під особистий підпис. У разі і подальшого нез’явлення працівника на роботу —розпорядження (наказ) слід надіслати на адресу реєстрації його місця проживання, а також на адресу його фактичного проживання (якщо воно відомо та відрізняється від адреси реєстрації). Надсилати рекомендується цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.
Таке розпорядження (наказ) оформлюється у довільній формі. У розпорядженні (наказі) має бути викладена вимога до працівника про надання письмових пояснень щодо причин відсутності на роботі, а також, за наявності, документів, які підтверджуються поважність таких причин. У розпорядженні (наказі) необхідно визначити строки для надання пояснень та документів.
Розпорядження (наказ) вказаного вище змісту видається керівником підприємства в день отримання доповідної записки та видачі наказу про проведення службового розслідування.
3) Акт за результатами службового розслідування
За результатами службового розслідування складається акт, у якому відображаються результати вжитих заходів для з’ясування причин відсутності працівника на роботі.
Акт оформлюється у довільній формі. В акті мають бути викладені конкретні причини відсутності працівника на роботі або вказано про те, що з’ясувати причини не вдалось.
Акт за результатами службового розслідування складається наступного робочого дня після спливу строку, наданого працівникові для надання письмових пояснень та документів щодо причин відсутності на роботі.
Етап ІV. У разі виявлення, що причини відсутності неповажні, — звільнення працівника з роботи за прогул
1) Оформлення звільнення та повний розрахунок з працівником
На підставі результатів службового розслідування роботодавець має право звільнити працівника за прогул (пункт 4 частини 1 статті 40 КЗпП) для чого необхідно:
1) отримати попередню згодою виборного органу (профспілкового представника), первинної профспілкової організації, членом якої є працівник (стаття 43 КЗпП);
2) первірити чи не належить працівник до категорії працівників, звільнення яких заборонено законодавством (частина 3 статті 184, стаття 186-1, стаття 198 КЗпП).
3) видати наказ про звільнення;
4) внести запис про звільнення до трудової книжки (стаття 47 КЗпП)
5) в день звільнення провести з працівником повний розрахунок (виплатити заробітну плату по день звільнення, компенсацію за невикористану відпустку тощо) (стаття 116 КЗпП).
Оформлення звільнення працівника та здійснення повного розрахунку з ним здійснюється наступного робочого дня після спливу строку, наданого працівникові для надання письмових пояснень та документів щодо причин відсутності на роботі.
2) Ознайомлення працівника із наказом про звільнення та видача оформленої трудової книжки
Звільнення за прогул, як зазначено вище, — це дисциплінарне стягнення.
Відповідно до частини 4 статті 149 КЗпП, стягнення оголошується в наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку.
Отже, про звільнення працівник має бути повідомлений під розписку.
Також працівнику має бути видано належним чином оформлену трудову книжку та засвідчену в установленому порядку копію наказу про звільнення (частини 2 та 3 статті 47 КЗпП).
У разі відсутності працівника на роботі у день звільнення, копію наказу про звільнення та повідомлення про можливість отримання трудової книжки необхідно надіслати йому поштою.
Звертаємо увагу, що надсилати саму трудову книжку поштою забороняється без письмової згоди працівника (пункт 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58). Трудова книжка підлягає зберіганню на підприємстві та видається виключно працівнику, який має особисто розписатись в Книзі обліку руху трудових книжок про отримання трудової книжки.
Реалізація такого алгоритму має бути здійснена не довше ніж за 1 місяць.
Такий строк обумовлено тим, що звільнення за прогул, як дисциплінарне стягнення, може бути застосовано безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці (частина 1 статті 148 КЗпП).
Голова МК профспілки О. Дзюба
