Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію про облік працівників особливих категорій.
Працівники, що мають пільги з відпусток, режиму роботи, гарантії при звільненні, є на кожному підприємстві. Пільговики — неповнолітні, особи з інвалідністю, пенсіонери, чорнобильці, одинокі матері, жінки, які мають дітей, тощо.
Обліковуйте пільговиків. Так дотримаєте закону.
Існує три способи обліку. У кожного свої переваги та недоліки. Ми проаналізували всі. Оберіть зручний для себе або скомбінуйте із пропонованих.
Облік в автоматизованій системі діловодства
Переваги. Автоматизовані системи діловодства дають змогу формувати списки за певною ознакою.
Недоліки. 1. Не всі кадрові служби підключені до автоматизованих систем.
- Списки відбиваютьситуацію «на сьогодні» і незручні, коли потрібноаналізувати інформацію в динаміці.
Облік за допомогою особових карток
- Особовакартка(затверджена наказом Держстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656).
Можливості. Містить відомості про те, чи належить працівник до «пільгової» групи.
Недоліки. Кадровику часто потрібна інформація не про окремого працівника, а про групи з певною ознакою. Наприклад, працівники, що мають право на відпустку у зручний час; працівники, щодо яких є обмеження на звільнення. Інколи з масиву П-2 потрібно швидко вибрати картки працівників певної категорії, а часу, щоб перечитувати інформацію в розділі «Додаткові відомості», немає.
- Маркуванняособовихкарток працівників.
Можливості. Позначки на верхньому березі картки П-2 покажуть, що працівник належить до певної соціальної групи. Робіть позначки олівцем або на стікерах, що не залишають слідів на картоні.
Позначайте належність працівника до категорії сполученням літер або скороченнями.
Додаток 1. Журнал обліку неповнолітніх працівників (рекомендована форма)
Наприклад:
ЧАЕС 3— постраждалий від наслідків аварії на ЧАЕС 3 групи;
ОДМ — одинока мати;
Інв. ІІІ — особа з інвалідністю ІІІ групи;
СТР — працівник за строковим трудовим договором.
Недоліки. Потрібно відстежувати актуальність. Працівник може змінити чи втратити пільговий статус. Неповнолітні досягають повноліття; одинока мати втрачає статус, коли дитині виповнюється 18 років; особу з інвалідністю визнають здоровою; строковик переходить у категорію постійних працівників.
- Розподіл особових карток по окремих розділах картотеки.
Додаток 2. Журнал обліку працівників, для яких встановлено додаткові гарантії зайнятості (рекомендована форма)
Можливості. В окремих розділах картотеки можна розміщувати картки працівників, яких виключають із розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників: сумісники, жінки, що перебувають у відпустках для догляду за дитиною, тощо. Це полегшує складання статистичних звітів.
Недоліки. Порушується традиційний абетковий принцип формування картотеки особових карток. До того ж, один працівник може належати до декількох категорій, наприклад, працівниця — сумісник, яка працює за строковим трудовим договором, і є одинокою матір’ю з дитиною до 14 років. І не завжди очевидно, до якого розділу покласти картку працівника.
Облік у журналах
Можливості. Зручність.
Недоліки. Істотних — немає.
Облік можна вести традиційним способом — у паперових журналах. Переваги способу — можна користуватися журналом у будь-якому приміщенні підприємства, надавати для ознайомлення керівнику, бухгалтеру, уповноваженому представнику трудового колективу, представникам контролюючих органів.
Зручний спосіб обліку — журнали в електронній формі. Наприклад, у форматі Excel, що надає змогу фільтрувати та сортувати інформацію за потрібною ознакою. Приклад: працівники одного структурного підрозділу; працівники, у яких на визначену дату закінчується термін встановлення інвалідності.
Додаток 4. Журнал обліку працівників, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (рекомендована форма)
Квотні категорії. Квоту для працевлаштування осіб з додатковими гарантіями зайнятості встановлює стаття 14 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI (далі — Закон про зайнятість). Облік потрібен, щоб відзвітувати до служби зайнятості про виконання квоти.
Квотні категорії — визначені у частині 1 ст. 14 Закону про зайнятість.
Виконання квоти — динамічний процес, а будь-який квотник ураховується протягом певного часу. Працівник може набути права на зарахування до квоти (приміром, після отримання статусу учасника бойових дій) і «вийти» з квотної категорії (приклад: дитина працівника досягла шестирічного віку).
Особи з інвалідністю. Використовуйте розширену облікову форму.
Фахівці Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю просять подавати разом зі звітом 10-ПІ список працівників з інвалідністю. За списком перевіряють достовірність інформації у звіті та правильність розрахунків.
Кадровики складають список за формою згідно з Додатком 2 до Порядку видачі довідки про чисельність працюючих осіб з інвалідністю, затвердженого наказом Мінсоцполітики від 25.03.2002 № 169. Саме цю форму використайте як основу для журналу (див. Додаток 3). Так заощадите час при складанні довідки.
Облік працівників, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи. Чорнобильці мають право на пільги залежно від категорії. Пільги — в Законі України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 № 796-XII.
Додаток 5. Журнал обліку працівників, які працюють на умовах неповного робочого часу
(рекомендована форма)
Фіксуйте в журналі категорію особи (див. Додаток 4).
Працівники з неповним робочим часом. Інформація про цю категорію потрібна для статистичних звітів. Відомості про те, що працівникові встановлений неповний робочий час, є в наказі та табелі, але переглядати документи незручно. Вихід — окремий облік (див. Додаток 5).
Резюме
- КЗпПвимагає обліковувати тільки неповнолітніх працівників. Які ще категорії працівників обліковувати і в який спосіб, визначте самостійно. Облік — не данина формалізму, а зручний інструмент кадрових процедур.
- Є різні способи обліку: за картками П-2, в автоматизованій системі, в паперових чи електронних журналах. Оптимальний спосіб — електронний журнал.
- Комбінуйте способи. Маркуйте всі картки працівників «особливих» категорій, деякі з карток зберігайте в окремих розділах картотеки, для певних категорій ведіть журнали обліку.
Голова МК профспілки О. Дзюба