Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію інтернет платформи «kadroland» чи потрібно отримувати від кожного працівника згоду на обробку персональних даних.
Отримувати згоду на обробку персональних даних від кожного працівника лише через його працевлаштування не потрібно. Згода необхідна, якщо саме вона є правовою підставою для конкретної обробки й немає іншої належної законної підстави.
Стаття 11 Закону України від 01.06.2010 №2297-VI «Про захист персональних даних» (далі – закон №2297) передбачає декілька самостійних підстав для обробки даних. Серед них – згода особи, укладення та виконання договору, а також необхідність виконання обов’язку, передбаченого законом. Отже, згода – лише одна з можливих підстав.
Коли окрема згода працівника не потрібна
Роботодавець може без окремої згоди обробляти дані, необхідні для оформлення та виконання трудового договору, ведення обов’язкового кадрового обліку, нарахування зарплати, подання встановленої законодавством звітності та ведення військового обліку.
Наприклад, для внесення необхідних відомостей до списків персонального військового обліку або направлення передбачених законодавством повідомлень до ТЦК згода працівника не потрібна. Підставою є виконання роботодавцем законодавчого обов’язку.
Водночас це не дає права збирати будь-які відомості про працівника. Склад та обсяг даних мають відповідати визначеній меті обробки й не бути надмірними.
Коли згоду потрібно отримати
Якщо підприємство планує використовувати дані для додаткової мети, яка не охоплюється виконанням трудового договору чи законодавчих обов’язків, потрібно визначити окрему правову підставу. За відсутності іншої належної підстави слід отримати згоду.
Наприклад, доцільно отримати окрему згоду працівника перед публікацією на відкритому сайті чи в соціальних мережах підприємства його дати народження або особистого номера телефону. Сам факт працевлаштування не означає дозволу на таке поширення даних. Стаття 14 Закону №2297 передбачає поширення персональних даних за згодою особи, а без неї – у визначених законом випадках.
Як оформити згоду
Згода повинна бути добровільною та інформованою. З неї має бути зрозуміло, які дані, хто та з якою метою оброблятиме.
Універсальне формулювання «дозволяю будь-яку обробку всіх моїх даних» не забезпечує належної конкретизації мети.
Згоду можна оформити письмово або в електронній формі, яка дозволяє підтвердити її надання. Документи чи інформацію, що підтверджують згоду, потрібно зберігати протягом обробки відповідних даних.
Не плутайте згоду з повідомленням про обробку даних
Навіть якщо згода не потрібна, роботодавець повинен виконати вимоги щодо інформування працівника. Зокрема, повідомити про володільця даних, склад зібраних відомостей, мету їх збору, права працівника та осіб, яким передаються дані. Якщо відомості отримують безпосередньо від працівника, таку інформацію надають у момент їх збору.
Радимо оформити окреме повідомлення та зберігати підтвердження ознайомлення з ним. Підпис під таким повідомленням підтверджує інформування, а не надання згоди на будь-яке використання даних.
Голова МК Профспілки Олександр ДЗЮБА
