Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію щодо невикористаної відпустки за минулі роки.
Мабуть, на кожному підприємстві щороку виникає подібна ситуація: робочий рік закінчився, однак не всі працівники використали своє право на відпочинок, тобто не були у відпустці. Або були всього декілька днів і використали лише частину відпустки. Причини для цього можуть бути різні: то працівник сам не хоче йти у відпустку, то на підприємстві багато роботи та його ніким замінити. І якщо це повторюється з року в рік, невикористані відпустки накопичуються.
Якщо прочитати преамбулу до Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504/96), то можна дізнатися, для чого взагалі працівникам надаються відпустки: для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи. Із зазначеного очевидно, що щорічна відпустка є законним правом працівника, яке йому надається статтею 74 КЗпП і статтею 2 Закону № 504/96.
З іншого боку, повертаючись до змісту преамбули Закону № 504/96, можна зробити висновок, що використання відпустки є також і обов’язком працівника, оскільки хто, як не він сам, має потурбуватися про зміцнення свого здоров’я та здоров’я своїх дітей, вирішити інші власні та сімейні проблеми. Зауважимо, чинне українське законодавство не містить норми, якою було б конкретно встановлено обов’язок працівника йти щороку у відпустку. Натомість таку норму містить Конвенція Міжнародної організації праці про оплачувані відпустки від 24 червня 1970 р. № 132 (далі — Конвенція МОП). Так, згідно зі статтею 12 Конвенції МОП угоди про відмову від права на мінімальну щорічну оплачувану відпустку або про невикористання такої відпустки із заміною її компенсацією чи іншим чином відповідно до національних умов визнаються недійсними або забороняються. Нагадаємо, за статтею 9 Конституції України чинні міжнародні договори, згода на обов’язковість яких надана ВРУ, є частиною національного законодавства України.
Не надаючи працівникові у визначений законом строк щорічну відпустку, роботодавець не лише порушує його права, а й діє всупереч своїм інтересам щодо роботи на підприємстві «працездатних, здорових і всебічно розвинених осіб».
На підставі частини п’ятої статті 11 Закону № 504/96 забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами чи з особливим характером праці.
Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (частина друга ст. 12 Закону № 504/96).
Також пунктом 1 статті 9 Конвенції МОП передбачено, що безперервна частина щорічної оплачуваної відпустки надається та використовується не пізніше, як протягом року, а залишок щорічної оплачуваної відпустки має бути використаний протягом 18 місяців із кінця того року, за який надавалася відпустка.
Отже, надання щорічних відпусток є прямим обов’язком роботодавця, і не виконуючи його, роботодавець порушує законодавство про працю, за що передбачена відповідальність.
Обов’язок роботодавця надати відпустку
Щороку на підприємстві кадровою службою за погодженням між працівниками та керівництвом складається графік відпусток, якого мають дотримуватись всі. Якщо працівник подає заяву про надання відпустки не за графіком, а це, у свою чергу, негативно впливатиме на виробничий процес, то роботодавець має право відмовити працівникові в наданні відпустки, як мінімум, за двома підставами: по-перше, через порушення графіка відпусток і, по-друге, роботодавець не може порушувати виробничий процес. Якщо ж працівник, який звернувся із заявою про надання відпустки не за графіком, але без шкоди для виробничого процесу, роботодавець може перенести відпустку працівника на інший термін.
Роботодавець, виходячи зі свого обов’язку надати працівникові щорічну відпустку, має право відправити в неї працівника. Згода працівника для цього не потрібна. Та головною «зброєю» роботодавця мають стати графік відпусток і Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Так, роботодавець може видати наказ про надання працівникові відпустки на підставі графіка відпусток без заяви працівника. В наказі слід зазначити дату початку відпустки та кількість календарних днів. Якщо конкретна дата початку відпустки визначена графіком відпусток, і графік доведено до працівника під підпис, то відповідно до частини 11 статті 10 Закону № 504/96 не пізніше, як за два тижні до встановленого графіком терміну роботодавець має письмово повідомити працівника про дату початку відпустки. Зазвичай у вказаний термін видається наказ і працівника ознайомлюють із ним.
Якщо ж у графіку відпусток зазначено лише місяць відпустки, то порядок узгодження конкретної дати початку відпустки варто регламентувати у Правилах внутрішнього трудового розпорядку. Наприклад, передбачити подання працівником заяви про надання відпустки в межах, установлених графіком, у визначений термін, або, якщо працівник заяву не подає, можливість роботодавця самостійно визначати дату початку відпустки. Згідно з цим внутрішнім правилом роботодавець зможе видати наказ про надання працівникові відпустки. Бухгалтерія, у свою чергу, має виплатити заробітну плату за час відпустки не пізніше ніж за три дні до її початку (частина перша ст. 21 Закону № 504/96). Якщо працівник усупереч наказу роботодавця прийде на роботу під час відпустки, роботодавець має право не допустити його до роботи.
Зауважимо, що роботодавцю не вигідне ненадання працівникам відпусток, оскільки це призводить до додаткових витрат на оплату праці. Якщо працівник щороку бере відпустку, то такий працівник протягом календарного року 11 місяців працює та майже місяць (у середньому) відпочиває. Роботодавець, у свою чергу, протягом такого календарного року нараховує та виплачує йому 11 заробітних плат і суму відпускних, тобто умовно 12 заробітних плат. Але якщо працівник не використовує свою щорічну відпустку, то протягом календарного року він працює 12 місяців, тому роботодавець нараховує йому за відпрацьований час уже 12 заробітних плат. У разі звільнення працівника роботодавець має нарахувати та виплатити компенсацію за невикористану відпустку, тобто умовно ще одну зарплату. В результаті невикористання працівником щорічної відпустки обертається для роботодавця додатковими витратами. І якщо таких працівників із невикористаними відпустками багато, то витрати можуть бути значними.
Особливості надання відпусток за минулі роки
Незалежно від того, з яких причин у працівника накопичилися невикористані в минулих роках відпустки, з ними рано чи пізно потрібно щось робити. Щоб уникнути помилок, виправляючи цю проблему, слід керуватися такими правилами.
Невикористані відпустки не «зникають»
Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник може втратити право на використання відпустки за минулі робочі роки. Немає також заборони надавати в майбутньому щорічну відпустку, невикористану у поточному році. Це означає, що відпустки, не використані в минулих роках, не «зникають». Тому, якщо з якихось причин працівник не скористався своїм правом на щорічні відпустки протягом кількох попередніх років, він має право використати всі дні цих відпусток. Такої думки дотримується і Мiнпрацi в листі вiд 22 лютого 2008 р. № 33/13/116-08.
У працівника залишається право на використання відпустки і за поточний робочий рік, оскільки чинне законодавство не мiстить заборони на використання працiвником щорiчної вiдпустки за поточний рік, якщо він не використав відпустки за попереднi роки. Зауважимо, що зазвичай кадрові служби намагаються зберігати послідовність надання щорічних відпусток. Наприклад, за наявності невикористаної відпустки за 2014 р., спочатку надають її, а вже якщо її не вистачає — дні відпустки за поточний робочий рік. Це правило нормативно не закріплене: воно склалося на практиці, але така рекомендація міститься і в листі Мінсоцполітики від 24 грудня 2013 р. № 152/13/82-13.
Для відпусток за минулі роки не застосовується обмеження їхньої тривалості
Відповідно до статті 10 Закону № 504/96 загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів.
Додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, надаються понад щорічні основні та додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці, а також понад щорічні відпустки, встановлені іншими законами та нормативно-правовими актами (частина сьома ст. 20 Закону № 504/96).
Обмеження щодо загальної тривалості щорічних основної та додаткових відпусток встановлено для відпусток, які надають за робочий рік, і не застосовують у разі надання відпусток за різні робочі роки. Тому, наприклад, якщо працівник подасть заяву про надання йому підряд декількох відпусток, невикористаних протягом минулих років, то роботодавець може обмежити їхню тривалість лише у зв’язку з тим, що відсутність працівника протягом такого часу може негативно вплинути на виробничий процес.
Питання кількості відпусток, які можуть бути надані працівникові протягом робочого року, має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору, тобто між працівником і роботодавцем, або бути прописаним у правилах внутрішнього трудового розпорядку. На це вказує і Мінсоцполітики в листі від 24 грудня 2013 р. № 152/13/82-13.
Немає жодних підстав для того, щоб не надавати працівникові одразу всі невикористані відпустки. Тобто, якщо працівник подає заяву про надання йому трьох невикористаних відпусток підряд із 1 липня 2015 р., а роботодавець видає наказ, то працівник має вийти на роботу через 72 календарних дні (3 × 24 к. дн.). Законодавство не містить вимог щодо надання невикористаних відпусток частинами за кожний робочий рік окремо.
Надання відпустки за минулі роки оформлюється так само як і за поточний рік
Оформлювати надання відпустки за минулі роки треба таким же чином як і поточні відпустки (додаток див. в журналі «Кадровик України» №6, 2015):
— працівник (за необхідності) пише заяву про надання відпустки;
— керівник підприємства видає наказ про її надання;
— бухгалтерія згідно з наказом керівника нараховує та виплачує працівникові відпускні та заробітну плату за час відпустки не пізніше як за три дні до її початку.
В наказі про відпустку слід вказувати робочі роки, за які вона надається.
У разі надання відпусток за минулі робочі роки частинами потрібно пам’ятати про правила поділу: основна безперервна частина щорічної відпустки за кожний робочий рік має становити не менше 14 календарних днів (частина перша ст. 12 Закону № 504/96).
Середня зарплата для розрахунку відпускних обчислюється з виплат за останні 12 календарних місяців
За абзацом першим пункту 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 8 лютого 1995 р. № 100, середня заробітна плата для розрахунку відпускних визначається, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу у відпустку. Це правило поширюється і на випадки, коли працівнику надається відпустка за минулі роки.
Якщо працівник йде у відпустку за відпрацьований період із 01.01.2013 р. до 31.12.2015 р. (три відпустки) з 1 липня 2015 р., то для розрахунку слід брати зарплату за липень 2014 р. — червень 2015 р., а не зарплату 2012–2015 рр. (для кожної відпустки).
Окреме питання — кошти, за рахунок яких виплачуються відпускні в разі надання відпусток за минулі роки. На перший погляд здається, що відпустка належить до минулого року, тому і фінансуватися має з бюджету минулого року. Але це не зовсім правильно. Бюджетний період —календарний рік. А отже і всі фактичні бюджетні видатки здійснюють лише в межах цього періоду незалежно від того, до якого періоду вони належать. Тому кошти на оплату відпусток за попередні роки слід передбачити під час розробки кошторису на поточний рік у резерві на оплату відпусток
Відпустки за минулі роки можуть бути включені до графіка відпусток
Усі невикористані раніше відпустки або їхня частина можуть бути включені до графіка відпусток на поточний рік. За наявності заборгованості за відпустки за минулі роки графік дасть змогу спланувати надання належних працівникам відпусток насамперед з урахуванням безперебійної роботи підприємства, інтересів працівників і можливості для їхнього відпочинку.
Якщо на підприємстві за якихось причин немає графіка відпусток або якщо відпустки, не отримані за минулі роки, не включені до графіка, це не означає, що працівник не має права їх узяти: невикористані відпустки можуть надаватися за заявою працівника, що буде підставою для видання наказу про відпустку.
Щодо заміни відпустки за минулі роки грошовою компенсацією
Відповідно до частини четвертої статті 24 Закону № 504/96 за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. Тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не має бути меншою ніж 24 календарних дні. Особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
Як бачимо, законодавством не передбачена заміна всієї відпустки грошовою компенсацією: йдеться лише про її частину. Крім того компенсація можлива лише в межах робочого року та після його закінчення за умови використання 24 календарних днів щорічної основної та додаткових відпусток за цей робочий рік.
Тобто якщо у працівника є невикористані щорічні основні відпустки тривалістю 24 календарні дні кожна, то компенсації він отримати не зможе. Однак якщо працівник, окрім основної, має право і на додаткову відпустку (чи додаткові відпустки), їхня загальна тривалість перевищуватиме 24 календарних дні. Крім того працівникам певних категорій законодавством установлена більша тривалість відпустки. В такому випадку за бажанням працівника (письмовою заявою) за умови фактичного використання ним за робочий рік, за який надається відпустка, 24 календарних днів щорічної відпустки, за решту днів невикористаної щорічної відпустки, в т. ч. додаткової, йому може бути виплачена грошова компенсація. Кількість днів відпустки, що підлягають компенсації, визначається за бажанням працівника.
Така вимога пов’язана з тим, що відпустка надається працівникові, зокрема для відпочинку та зміцнення здоров’я. Тому закон і забороняє роботодавцю компенсувати грошима ненаданий відпочинок. І лише після того, як працівник відпочине законодавчо встановлений мінімум — 24 календарних дні за кожен відпрацьований робочий рік, — за решту днів відпустки він зможе отримати грошову компенсацію.
В разі звільнення працівника за дні невикористаних відпусток виплачується компенсація
Якщо працівник звільняється та має дні відпусток, не використаних ним протягом минулих років і в поточному році, роботодавець виплачує йому грошову компенсацію за всі дні цих відпусток, незалежно від того, за який період вони не використані. Сума компенсації розраховується аналогічно відпускним: середньоденний заробіток множиться на кількість календарних днів невикористаної відпустки. І тут варто згадати, про що йшлося на початку статті, — роботодавцю фінансово не вигідно, якщо працівник декілька років не використовував відпустки. Так, у працівника може бути «багаж» із відпустками за минулі роки, коли його зарплата була нижчою, ніж на момент звільнення, однак компенсацію доведеться виплачувати, виходячи з розміру зарплати за останні 12 календарних місяців. Тож, якщо днів відпустки чимало, то й компенсація буде значною.
Голова МК профспілки О. Дзюба