Лист 04.07.2023 № 217 надає інформацію видавництва «КАДРОВИК.UA» як визначити, чи має працівник електронну трудову книжку.

                Відповідно до частини другої статті 24 Кодексу законів про працю України, під час працевлаштування працівники зобов’язані разом з іншими документами подати трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Це означає, що працівник, як і раніше, за наявності у нього паперової трудової книжки подає її під час працевлаштування роботодавцеві, але не передає на зберігання, як це було до набуття чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05 лютого 2021 року № 1217-IX (далі — Закон № 1217). Після ознайомлення з трудовою книжкою та внесення запису про прийняття на роботу (за бажанням працівника) роботодавець повертає її працівникові.

Якщо працівник не має трудової книжки, він повинен подати документ, що підтверджуватиме його трудову діяльність — відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб.

Зазвичай, трудових книжок не мають:

• працівники, які приймаються на роботу вперше;
• працівники, які втратили трудові книжки;
• працівники-сумісники.

Відомості про трудову діяльність працівників з Реєстру застрахованих осіб відповідно до пункту 6 розділу V Положення № 10-1 формуються ПФУ та надаються за такими формами:

• індивідуальні відомості про застраховану особу (довідка ОК-5, форма міститься в додатку 4 до Положення № 10-1);
• індивідуальні відомості про застраховану особу (довідка ОК-7, форма міститься в додатку 5 до Положення № 10-1);
• дані про трудовий та страховий стаж (додаток 9 до Положення № 10-1).

Відомості про трудову діяльність працівника, які зібрані в Реєстрі застрахованих осіб, по суті, і є його електронною трудовою книжкою.

Відповідно до пункту 4 розділу І Положення № 10-1 Реєстр застрахованих осіб формує та веде ПФУ.

Таким чином, електронні трудові книжки формує та веде ПФУ на підставі поданих до нього відомостей про трудову діяльність працівників.

Сам Реєстр застрахованих осіб створено в 2011 році на основі інформаційної бази персоніфікованого обліку у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування згідно із Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 8 липня 2010 року № 2464-VI. У ньому містилися відомості про трудову діяльність працівників за основним місцем роботи починаючи із 2004 року. Відсутні ж відомості, зокрема про трудовий стаж працівників до 2004 року, до Реєстру застрахованих осіб наразі вносить ПФУ на підставі відомостей, поданих страхувальником (роботодавцем) або застрахованою особою (працівником). Згідно із Законом № 1217, ПФУ має це зробити до 10 червня 2026 року.

Отже, якщо на підприємство працевлаштовується особа, яка надає паперову трудову книжку, тобто має трудовий стаж (а відтак і страховий), то така особа вже має відомості у Реєстрі застрахованих осіб і, відповідно, має створену електронну трудову книжку.