Лист № 109 від 20.04.2021р., надає інформацію щодо розробленого ФПУ порядку оцифрування відомостей із трудових книжок.

Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію щодо розробленого ФПУ порядку оцифрування відомостей із трудових книжок.

Роботодавцям, ФОПам та працівникам запропонують механізм подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі.

Для цього ПФУ розробив проект постанови «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі».

Відомості про трудову діяльність працівника в електронній формі можуть бути подані через вебпортал електронних послуг ПФУ в сканованому або оцифрованому вигляді. Їх зможе подати роботодавець за працівника або сам працівник.

Способи подання відомостей:

у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додають скановані копії документів, на підставі яких створюють запис.

Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній від 12.08.1993 р. № 637, виготовляються шляхом сканування в кольоровому форматі з оригіналів документів. Вони мають містити всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів.

Електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:

найменування роботодавця або ПІБ (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які відмовилися через релігійні переконання від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків);
періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами ЦПХ, виправних робіт, сумісництва;
переведення з посади на іншу посаду чи роботу;
назва посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид роботи, структурний підрозділ;
причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами ЦПХ, догляду, безробіття, виправних робіт;
вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис.

Якщо електронний запис створено з помилками та відправлено, формується новий електронний запис.

На скановані документи обов’язково накладають кваліфікований електронний підпис страхувальника або працівника, які подають інформацію.

У разі її затвердження постанова набере чинності через 10 днів з дня її офіційного опублікування.

Вказаний проект розробили на виконання п. 4 постанови КМУ «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 р. № 1084.

Однак із 10.06.2021 року має запрацювати Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX. Саме він скасовує обов’язковість паперової трудової книжки і вимагає аби облік трудової діяльності працівника здійснювали в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб.

Голова МК профспілки О. Дзюба