Лист 14.02.2023 № 46 надає інформацію про порядок оформлення трудових відносин при прийнятті на роботу.

1. Подання необхідних документів працівником

Відповідно до статті 24 КЗпП України при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. Про бажання працівника вступити в трудові відносини свідчитиме складена ним власноруч і подана роботодавцю заява.

2. Укладення трудового договору та видання наказу

Трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем — фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець — фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Трудовим договором можуть встановлюватися умови щодо виконання робіт, які вимагають професійної та/або часткової професійної кваліфікації, а також умови щодо виконання робіт, які не потребують наявності у особи професійної або часткової професійної кваліфікації (стаття 21 КЗпП України).

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Особі, запрошеній на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, установи, організації за погодженням між керівниками підприємств, установ, організацій, не може бути відмовлено в укладенні трудового договору.

Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов’язковим:

1) при організованому наборі працівників;
2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;
3) при укладенні контракту;
4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 цього Кодексу);
6) при укладенні трудового договору з фізичною особою;
6-1) при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
6-2) при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
7) в інших випадках, передбачених законодавством України.

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, як правило, містить назву професії (посади), кваліфікацію, дату початку роботи, умови оплати праці (типова форма такого наказу затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489). Також у наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу може бути застережена умова про випробування (стаття 26 КЗпП України). Зазвичай, працівник ознайомлюється з наказом про прийняття на роботу під особистий підпис. Після видання наказу про прийняття на роботу роботодавцем на вимогу працівника вноситься до трудової книжки запис про прийняття на роботу.

3. Інформування працівника про важливі аспекти роботи

До початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:

1) місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
2) визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
3) права та обов’язки, умови праці;
4) наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору — під підпис;
5) правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
6) проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
7) організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
8) тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
9) процедуру та встановлені цим Кодексом строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

4. Перевірка придатності працівників певних категорій до виконання роботи за станом здоров’я

Забороняється укладення трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я (стаття 24 КЗпП України).

Випадки, коли роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього (при прийнятті на роботу) медичного огляду визначені, зокрема, у:

• ст. 169 КЗпП:
  Роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього (при прийнятті на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медичних оглядів працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі, а також щорічного обов’язкового медичного огляду осіб віком до 21 року. Перелік професій, працівники яких підлягають медичному оглядові, термін і порядок його проведення встановлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері охорони здоров’я, за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері охорони праці;
• та ст. 191 КЗпП:
  Усі особи молодше вісімнадцяти років приймаються на роботу лише після попереднього медичного огляду і в подальшому, до досягнення 21 року, щороку підлягають обов’язковому медичному оглядові.

Перелік професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам, і Порядок проведення обов’язкових профілактичних медичних оглядів та видачі особистих медичних книжок затверджені постановою КМУ від 23.05.2001 р. № 559, а Порядок проведення медичних оглядів працівників певних категорій затверджений наказом МОЗ 21.05.2007 р. № 246.

5. Повідомлення органів державної податкової служби про прийняття працівника на роботу

Згідно з статтею 24 КЗпП України працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України. Порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту визначено постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 р. № 413 (із змінами та доповненнями). Дата подання повідомлення може бути не раніше дати видання наказу про прийняття на роботу, але має передувати даті початку фактичної роботи працівника. Офіційне оформлення трудових відносин гарантує забезпечення прав і гарантій як роботодавців, так і найманих працівників.