Лист № 362 від 21.11.2019р., надає інформацію як ознайомити працівника з документами, аби не дати приводу звернутися до суду.

Головам ППО

Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію як ознайомити працівника з документами, аби не дати приводу звернутися до суду.

Ви введете працівника в оману, якщо ознайомите з документом раніше, ніж його підпише керівник. Документ без підпису керівника є лише проєктом.

Не ознайомили працівника з колдоговором, ПВТР, графіком відпусток, записом про переведення в картці П-2, посадовою інструкцією? Інспектор праці притягне до адміністративної відповідальності. Штраф — 510–1700 грн (ст. 41 КпАП).

Неприємності чатують з усіх боків… Але уникнути їх — реально.

Підпишіть документ у керівника, а відтак ознайомлюйте

 Накази, розпорядження, повідомлення видає роботодавець. Отже, він підписує їх першим. Документ набуває офіційного статусу після того, як його підпише відповідальна особа. Без підпису керівника документ вважають проєктом, тобто чернеткою. Ознайомлювати працівника з чернеткою немає сенсу.

Коли ознайомлювати з кадровими наказами — закон мовчить. Є лише обов’язок це зробити (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Визначте строки для ознайомлення з кожним документом. Законодавство встановлює часові межі тільки для ознайомлення з ПВТР, колдоговором, посадовою/робочою інструкцією — до початку роботи (ст. 29 КЗпП). Строки ознайомлення з іншими документами встановлюйте з огляду на людські можливості , суміжні норми законодавства .

Лайфхак 1. Ознайомлюйте з наказом про щорічну відпустку за два тижні до її початку.
Тоді не доведеться готувати окреме повідомлення про початок відпустки.

Лайфхак 2. Укладаєте трудові договори в письмовій формі? Визначте, хто першим підписує договір.
Договори та додаткові угоди підписують, як мінімум, дві сторони. Вони набувають чинності після того, як їх підпишуть усі сторони.
Першою підписати договір може будь-яка зі сторін договору. Однак у керівника бувають зауваження до змісту договору або додаткової угоди, тому надавайте працівнику договір на підпис після того, як його підпише керівник.

Оформте відмітку про ознайомлення так: надрукуйте в кінці документа рядок «З наказом ознайомлений», ініціали та прізвище працівника, означте рядки для підпису і — обов’язково! — для дати ознайомлення.

Попросіть працівника від руки проставити дату та підпис.

Відмітки про ознайомлення можна оформити і на окремому бланку. Це доцільно, якщо кадровий документ зведений, тобто стосується не одного працівника, а багатьох.

Зафіксуйте письмово, що працівник відмовився від ознайомлення

Не з кожним наказом працівник ознайомлюється охоче. Класичний приклад — наказ про звільнення за прогул. Не ознайомили працівника з наказом про звільнення, чекайте на наслідки: звільнення визнають незаконним, працівника поновлять, а роботодавець виплатить поновленому середній заробіток за час вимушеного прогулу.

Якщо працівник прочитав документ, але відмовляється підписатися про ознайомлення — складіть акт .

Працівник не хоче ані читати документ, ані засвідчувати підписом факт ознайомлення — зачитайте текст уголос при свідках. Відтак складіть акт про відмову ознайомитися з документом .

Лайфхак 3. Свідків — щонайменше троє.
Уникайте «мертвих душ». Свідки мають бути реальними учасниками події, що актуєте. Якщо працівник звернеться до суду, суддя викличе свідків і дізнаватиметься, чи дійсно вони споглядали відмову ознайомитися з наказом.

Визначте в Інструкції з діловодства особливий порядок ознайомлення у разі проблемного звільнення.

Працівник відмовився ознайомитися з наказом про звільнення на підставі пункту 3 статті 40 КЗпП. Зробіть напис на наказі: «Ознайомитися з наказом відмовився, про що складений акт від 11.11.2019 № 3». Нижче вкажіть свою посаду, проставте підпис, прізвище та ініціали, дату запису.

Не підписуйте документ замість працівника

Не робіть цього ніколи. Не ставте підпис за працівника, навіть якщо він безконфліктний і вже звільнився. А в конфліктній ситуації — і поготів.

 Підпишете замість працівника — ризикуєте опинитися в суді як обвинувачений за підроблення документів.

Суд призначить почеркознавчу експертизу, ідентифікує підпис та встановить підроблення. Відтак суд визнає документ недійсним, поновить працівника на роботі та зобов’яже роботодавця оплатити вимушений прогул.

Особа, яка підписалася в документі за працівника, понесе кримінальну відповідальність, передбачену частиною другою статті 158 Кримінального кодексу України (КК), а саме: штраф до 17 000 грн або арешт строком до шести місяців, або обмеження волі на строк до двох років. Використання завідомо підробленого документа карається штрафом до 850 грн або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до двох років (ч. 4 ст. 158 КК).

Убезпечтеся від таких неприємностей. Перед тим, як видати трудову книжку працівникові, що звільняється, перевірте, чи у всіх відмітках про ознайомлення є його підпис. Особлива увага — на графік відпусток та розділ «Призначення і переведення» в картці П-2.

Якщо підписів не вистачає, а працівник вже звільнився, не ризикуйте. Не підписуйте замість колеги.

Зателефонуйте та запросіть підписати документи. Якщо їх небагато, надішліть поштою цінним листом з описом вкладення або скористайтеся послугами кур’єра.

Якщо непідписаних документів багато, складіть акт про відсутність підписів за результатами внутрішнього аудиту .

Зауваги насамкінець

Ознайомлюйте з кадровими документами:

  • під підпис,
  • вчасно,
  • правильно.

Це позбавить звинувачень та ризику опинитися в суді, а працівник точно знатиме, на що погодився.

Голова МК профспілки                                                                     О. Дзюба

 

 

Tagged , . Bookmark the permalink.

Comments are closed.