Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає інформацію інтернет видання «Головбух» про компенсацію за невикористану відпустку працівникові, який звільнився після тривалої відсутності.
Роботодавці дедалі частіше опиняються у ситуаціях, коли їх працівник тривалий час відсутній на роботі:
– перебуває на окупованій території;
– виїхав за кордон;
– причину відсутності неможливо дізнатися через рідних або знайомих.
За період відсутності працівникові не нараховують і не виплачують зарплату. Та згодом працівник виходить на зв’язок і подає заяву про звільнення. Як правильно звільнити такого працівника, як нарахувати йому компенсацію за невикористану відпустку? Завдання ускладню-ється тим, що працівник не має фізичної можливості з’явитися на робоче місце у день звільнення.
Розраховуємо
Якщо звільняєте працівника в період воєнного стану, виплачуйте йому грошову компенсацію за невикористану відпустку (далі — компенсація). Керуйтеся статтею 24 Закону про відпустки (ч. 6 ст. 12 Закону № 2136).
Компенсацію надають у разі звільнення працівника з роботи (незалежно від підстав звільнення) за всі невикористані дні щорічної основної відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (далі — відпустка).
Причини відсутності працівника на роботі можуть бути різні. Тому немає універсального порядку, як документально оформити неявки працівника на роботу. Було б оптимально, якби працівник заздалегідь подав заяву і йому надали відпустку без збереження зарплати на період воєнного стану.
Заяву про звільнення працівник також може надати дистанційно засобами електронного зв’язку — на адресу електронної пошти або в месенджер. Умова — такий спосіб електронної комунікації зафіксували у внутрішніх документах, з якими ознайомили працівника.
Отримана заява є підставою видати наказ про звільнення працівника. У наказі зазначте кількість днів невикористаної відпустки, що компенсуєте.
Розрахунок компенсації залежить від того, чи заробив працівник невикористані дні відпустки до 31.12.2023 та починаючи з 01.01.2024. Також важливо, чи мав працівник заробіток за місяці 2023 року.
Середню зарплату для компенсації за невикористані відпустки, набуті до 31.12.2023, обчислюйте з виплат, нарахованих у 2023 році.
Невикористані дні відпустки, набуті з 01.01.2024, компенсуйте за загальними правилами — обчисліть середню зарплату з виплат за останніх 12 місяців роботи, що передують місяцю звільнення.
Якщо працівник узагалі не мав заробітку у 2023 році, обчисліть середню зарплату із тарифної ставки, посадового (місячного) окладу, що встановлені йому у трудовому договорі. Коли розмір посадового окладу менший за мінімальну зарплату, середню розраховуйте з розміру мінімальної зарплати, встановленого на час розрахунку.
Тоді середня зарплата = посадовий оклад чи мінімальна зарплата × кількість місяців розрахункового періоду ÷ кількість календарних днів (к. дн.) розрахункового періоду.
Умовно, якби працівник вийшов на роботу у 2024 році і відпрацював весь час до дати звільнення, лічили б дні невикористаної відпустки за його робочі роки, у т. ч. з поділом на дні відпустки, набуті до 31.12.2023 та після цієї дати. Приміром, якби на період із 06.02.2023 по дату звільнення працівник взяв відпустку без збереження зарплати на період воєнного стану, рахували б невикористану відпустку за період із 06.02.2023 по 23.12.2023 (включно). Адже із 24.12.2023 відпустка без збереження зарплати на період воєнного стану не входить до відпускного стажу. А якби працівник вийшов на роботу з початку 2024 року і працював до дати звільнення (16.02.2024), він заробив би ще 3 к. дн. відпустки. Тоді середню зарплату для компенсації рахували б із виплат за останніх 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю звільнення: лютий 2023-го — січень 2024-го.
Оподатковуємо
Компенсація є виплатою за невідпрацьований час і належить до фонду додаткової зарплати (пп. 2.2.12 Інструкції № 5).
Тож суму компенсації у загальному порядку оподаткуйте ПДФО (18%) і військовим збором (1,5%).
На суму компенсації нарахуйте ЄСВ, якщо виплачуєте її не пізніше за дату звільнення працівника. Адже після звільнення роботодавець позбувається обов’язку страхувальника, оскільки працівник вже не є застрахованою особою цього страхувальника. Тому після звільнення на суму компенсації ЄСВ не нараховуйте.
Виплачуємо
У день звільнення працівника видайте йому копію наказу (розпорядження) про звільнення та письмове повідомлення про суму коштів, що нарахували та виплатили йому під час звільнення (ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю України; КЗпП).
На вимогу працівника внесіть належні записи про звільнення до його трудової книжки. Також на вимогу видайте довідку про роботу, в якій зазначте спеціальність, кваліфікацію, посаду, час роботи і розмір зарплати (ст. 49 КЗпП).
Остаточний розрахунок із працівником проведіть у день звільнення або, якщо у день звільнення він не працював, — не пізніше ніж наступного дня після того, як звільнений працівник висунув вимогу про розрахунок (ст. 116 КЗпП).
Якщо працівник не згоден із розміром суми, яку йому нарахували під час звільнення, виплатіть суму, яку він не оспорює. Надалі оспорювану суму узгоджуватимете й виплачуватимете окремо. Якщо не виплатите своєчасно кошти, що належать працівникові під час звільнення (за відсутності спору про їх розмір), він матиме право отримати свій середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців (ст. 117 КЗпП).
Суми остаточного розрахунку перекажіть на рахунок працівника. Якщо працівник продовжує користуватися банківською карткою, відкритою в межах зарплатного проєкту, і має можливість нею користуватися, перерахуйте кошти на картку в день звільнення.
За фізичної присутності працівника за його бажанням і заявою остаточну зарплату можете виплатити готівкою з каси підприємства.
У період воєнного часу може бути ситуація, що виплатити кошти на банківську картку працівника неможливо (картка заблокована, працівник перебуває за кордоном або на окупованій території тощо). А працівник не має змоги звернутися до банку, щоб відкрити іншу картку. Тоді працівник може звернутися до свого роботодавця із письмовою заявою, яку надішле поштою або іншими засобами зв’язку (через інтернет). У заяві має попрохати переказати кошти на картку іншого банку (якщо таку має) і надати нові реквізити. Може також попросити зробити поштовий переказ або виплатити кошти третій (довіреній) особі. Адже закон забороняє у будь-який спосіб обмежувати працівника вільно розпоряджатися своєю зарплатою, тому як він її отримує — це воля працівника (ст. 25 Закону про оплату праці). Банківські послуги переказу коштів працівникові та послуги поштового переказу оплачує роботодавець (ч. 5 ст. 24 Закону про оплату праці).
У разі смерті працівника компенсацію виплачують його спадкоємцям.
Наводимо зразок наказу про звільнення працівника і виплату остаточного розрахунку переказом за кордон за заявою працівника
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ТАЛАНТ»
(ТОВ «ТАЛАНТ»)
НАКАЗ
Код ЄДРПОУ 12345678
14.02.2024 Київ
№ 38/к/тр
Про звільнення з роботи
Олександра Надвірного
НАКАЗУЮ:
- НАДВІРНОГО Олександра Васильовича, менеджера з продажу маркетингового відділу, звільнити з роботи 16 лютого 2024 р. за власним бажанням згідно зі статтею 38 Кодексу законів про працю України (КЗпП).
- Бухгалтерії виплатити Олександру Надвірному грошову компенсацію за невикористані дні щорічної основної відпустки у кількості 24 календарних дні за робочий рік із 15 лютого 2022 р. до 14 лютого 2023 р.
За робочий рік із 15 лютого 2023 р. до 16 лютого 2024 р. грошову компенсацію не нараховувати і не виплачувати, оскільки Олександр Надвірний перебував у відпустці без збереження заробітної плати, яка згідно з пунктом 4 статті 84 КЗпП не враховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.
- У зв’язку з неможливістю Олександра Надвірного скористатися банківською платіжною карткою (реквізити якої були надані до бухгалтерії підприємства для виплати зарплати) через перебування за кордоном (м. Мілан, Італія), суму грошової компенсації за невикористану відпустку під час звільнення перерахувати грошовим переказом Western Union.
Реквізити для оплати: Іtalia, Oleksandr Nadvіrny/
Підстава: заява Олександра Надвірного від 10.02.2024.
Директор Корнійчук Іван КОРНІЙЧУК
З наказом ознайомлений:
Надвірний Олександр Надвірний
13.02.2024
Якщо в день звільнення працівник не з’явився на робоче місце, ознайомте його з наказом засобами електронного зв’язку — листом на адресу електронної пошти або в будь-який месенджер.
Голова МК профспілки Олександр ДЗЮБА
