Лист 08.06.2023 № 191 надає інформацію видавництва «КАДРОВИК.UA» щодо покрокового алгоритму дій при прийняті працівника на роботу.

                Відповідно до статті 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Крок 1

Надання документів

Отже, процес прийняття працівника на роботу є укладенням з ним трудового договору.

Згідно з частиною другою статті 24 КЗпП, під час укладення трудового договору громадянин зобов’язаний:

• подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я;
• відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Іншими документами можуть бути:

• копія облікової картки платника податків (відповідно до п. 12 глави 2 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), в особових справах працівників повинен бути цей документ);
• пенсійне посвідчення;
• документи, які підтверджують інвалідність особи, що працевлаштовується;
• посвідчення учасника бойових дій, особи з інвалідністю внаслідок війни, учасника війни;
• чорнобильське посвідчення;
• свідоцтво(а) про народження дитини (дітей) працівника;
• документ, що підтверджує статус одинокої матері;
• документ про інвалідність дитини;
• інші документи, що дають право на додаткові пільги та гарантії працівникові згідно з чинним законодавством.

Відповідно до частини першої статті 24 КЗпП, трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі.

Додержання письмової форми є обов’язковим:

• в разі організованого набору працівників;
• при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;
• під час укладення контракту;
• у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
• при укладенні трудового договору з неповнолітнім (ст. 187 КЗпП);
• при укладенні трудового договору з фізичною особою;
• при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
• при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
• в інших випадках, передбачених законодавством України.

Відповідно до частини четвертої статті 24 КЗпП, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Крок 2

Отже, наступним кроком після отримання необхідних документів від особи, що працевлаштовується, є саме укладення трудового договору в письмовій формі чи усній формі, видання наказу про прийняття працівника на роботу (у випадку якщо трудовий договір укладено в письмовій формі, то саме він є підставою для видання наказу, якщо трудовий договір укладено в усній формі, то підставою для видання наказу буде заява працівника про прийняття на роботу) та подання повідомлення про прийняття працівника на роботу до територіальних органів Державної податкової служби, що затверджене постановою Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» від 17 червня 2015 року № 413.

Інформування працівника

Відповідно до статті 29 КЗпП, до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:

• місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
• визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
• права та обов’язки, умови праці;
• наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору — під підпис;
• правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
• проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
• організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
• тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
• процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Крок 3

Наступним кроком роботодавця після укладення трудового договору з новим працівником буде передавання відомостей про прийняття працівника на вебпорталі Пенсійного Фонду України, заповнення його трудової книжки (за потреби), заповнення особової картки працівника (типова форма № П-2), яку затверджено спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25 грудня 2009 року № 495/656.

Згідно зі статтею 48 КЗпП, облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 8 липня 2010 року № 2464-VI.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Особова картка № П-2 введена в дію з 01 січня 2010 року та ведеться на усіх працівників підприємства.

Особова справа — це сукупність документів, у яких міститься найповніша інформація про працівника, його біографічні дані, відомості про освіту, військову службу, сімейний стан, професійну та трудову діяльність.

Згідно зі статтями 493 та 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, особові справи в обов’язковому порядку ведуть на керівників підприємств, службовців, професіоналів, фахівців і працівників-сумісників.

Також особові справи ведуть в обов’язкову порядку на працівників (незалежно від класифікаційної категорії), які:

• є відомими політичними діячами;
• є членами творчих спілок;
• мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання;
• мають наукові ступені і вчені звання;
• є науковими працівниками, які не мають наукових ступенів і вчених звань.

Чи вести особові справи працівників, професії яких належать до робітничих чи найпростіших, роботодавці вирішують самостійно.

Особову справу і надалі продовжують формувати упродовж усього періоду роботи працівника на підприємстві.