Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає відповіді на найбільш розповсюджені запитання про щорічні відпустки.
Такий обов’язок роботодавця випливає з вимог ч. 4 ст. 79 Кодекс законів про працю (далі — КЗпП) та ч. 10 ст. 10 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). Там передбачено, що черговість надання відпусток працівникам визначається графіками, а конкретний час відпустки в межах строків, зазначених у графіку, узгоджується між працівником і роботодавцем. Типової форми графіка відпусток не встановлено, тому графік складається в довільній формі (див. роз’яснення Мінсоцполітики в листі від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15). Відсутність на підприємстві графіка відпусток чревата штрафами, а саме:
Так, має. При цьому в загальному випадку тривалість відпустки розраховується пропорційно до відпрацьованого часу. Таке правило встановлене ч. 5 та 6 ст. 10 Закону № 504. Проте із цього правила є виняток. У ч. 7 ст. 10 Закону № 504 названо випадки, коли працівникам, які пропрацювали менше шести місяців, може бути надана відпустка повної тривалості. Так, повна відпустка надається:
Чи можна виплатити відпусткові працівникові після відпустки, а не за три дні до її початку? За загальним правилом зарплата працівникам за час щорічної відпустки (тобто відпусткові) повинна виплачуватися не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 21 Закону № 504). Водночас роботодавцеві слід знати: у п. 2 ст. 7 Конвенції про оплачувані відпустки від 24.06.1970 р. № 132 (далі — Конвенція № 132) сказано, що відпусткові виплачуються працівникові до відпустки, якщо інше не передбачено в угоді між працівником і роботодавцем. Тобто Конвенція допускає виплату відпусткових у строки, що відрізняються від установлених національним законодавством країн-учасниць. Нагадуємо, що правила міжнародних договорів мають пріоритет перед правилами національного законодавства (ст. 81 КЗпП). Таким чином, український роботодавець на законній підставі може застосувати п. 2 ст. 7 Конвенції № 132 замість ст. 21 Закону № 504. Важливий нюанс! Не забудьте, що інший строк виплати відпусткових повинен бути передбачений угодою між роботодавцем і працівником. Як таку угоду оформити? Працівник може зазначити цей момент у своїй заяві на надання відпустки, а роботодавець — у наказі про надання відпустки. Роз’яснення Мінсоцполітики із цього питання наведені в листі від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12.
У КЗпП, у Законі № 504 або в інших нормативно-правових актах не встановлено обмежень з приводу початку щорічної відпустки з вихідного дня (із суботи або неділі). Щорічна відпустка надається працівникові згідно із графіком відпусток. Наприклад, у графіку може бути зазначено період: друга половина червня — липень. А конкретна дата початку відпустки у цьому періоді узгоджується між співробітником і роботодавцем (ст. 79 КЗпП). При цьому відпустка може починатися як із робочого дня, так і з вихідного, святкового або неробочого дня, якщо сторони про це домовляться (якщо так зручно працівникові та/або роботодавцеві). Завважимо, що з практичної точки зору перешкод для надання співробітникові відпустки з вихідного дня теж не виникає. Наказ про надання щорічної відпустки в будь-якому випадку оформляється до початку відпустки. Тому наказ необхідно видати в робочий день, а вже в самому наказі — зазначити, з якої дати починається щорічна відпустка.
За правилами ч. 6 ст. 79 КЗпП та ч. 1 ст. 12 Закону № 504 роботодавець має право надати відпустку працівникові частинами, але за умови, що основна безперервна частина відпустки становить не менше 14 днів. Інші ж частини відпустки можуть бути будь-якої тривалості. При цьому не сказано, що саме перша частина відпустки повинна становити 14 днів. Наприклад, якщо співробітникові належить 24 календарних дні (далі — к. д.) щорічної відпустки, то ці дні можуть бути розбиті, припустимо, таким чином: перша частина відпустки — 5 днів, друга — 14, третя — 5 днів. Проте нагадаємо, що надання працівникові відпустки частинами — це право, а не обов’язок роботодавця. Тому роботодавець може і не погодитися ділити щорічну відпустку в такій черговості, як того просить співробітник. Роботодавець має повноваження запропонувати працівникові свій варіант, як розбити його відпустку на частини, або ж узагалі відмовити працівникові в його проханні розділити відпустку і надати щорічну відпустку відразу повної тривалості (див. також лист Мінсоцполітики від 06.07.2013 р. № 290/13/116-13, далі — Лист № 290).
Невикористані дні щорічної відпустки за минулі роки надаються в такому самому порядку, як і щорічні відпустки за поточний рік. Нагадаємо, що щорічна відпустка надається за робочий, а не за календарний рік. Для довідки. Робочий рік триває 12 місяців, але обчислюється не з 1 січня, а з дати оформлення працівника на це підприємство. Тому в наказі зазначається:
Будьте уважні! Треба зазначити не поточний робочий рік, у якому надається відпустка, а той робочий рік (роки), за який відпустка, що надається, була зароблена. Наприклад, бухгалтер Мартиненко оформлена на підприємство 04.03.2011 р., останні два роки не брала щорічну відпустку. Зараз хоче відгуляти відпустку за один робочий рік. Формулювання в наказі може бути таке: «Надати Мартиненко Софії Дмитрівні, бухгалтеру, щорічну відпустку з 04.06.2018 р. по 27.06.2018 р. тривалістю 24 к. д. за період роботи з 04.03.2015 р. по 03.03.2016 р.».
Це прямо передбачено в п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 504. Але є обмеження: до стажу, який дає право на щорічну відпустку, можна включити тільки ту кількість днів відпустки за свій рахунок, на яку працівник має право за законом. Наприклад, у загальному випадку це не більше 15 к. д. у році (ст. 26 Закону № 504). А є категорії працівників, які мають право на відпустку без збереження зарплати тривалістю більше 15 к. д. у році (ст. 25 Закону № 504). Наприклад, пенсіонери за віком: їм може надаватися до 60 к. д. відпустки за свій рахунок щорічно. Якщо пенсіонер використовує за рік усі ці 60 днів, то всі ці дні включаються йому до стажу, який дає право на щорічну відпустку. А якщо працівник знаходитиметься у відпустці за свій рахунок понад належні йому календарні дні в році, то всі «зайві» дні не увійдуть до стажу, що дає право на чергову відпустку. Нагадаємо, що надання співробітникові відпустки за свій рахунок більшої тривалості, ніж йому належить, уважається порушенням трудового законодавства (лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-16).
Підстави, коли роботодавець може відкликати працівника із щорічної відпустки, передбачені в ч. 8 ст. 79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону № 504. Зокрема, це можливо за дотримання одночасно двох умов, коли:
Невикористану частину відпустки роботодавець повинен надати працівникові до кінця робочого року або у крайньому випадку — протягом наступного робочого року (ч. 2 ст. 12 Закону № 504, Лист № 290). Оформити відкликання із щорічної відпустки необхідно наказом або розпорядженням. А свою згоду на відкликання працівник повинен підтвердити письмово. Це може бути заява або узгоджувальний напис у наказі (розпорядженні). Завважимо, що в разі відкликання працівника з відпустки без законних на те підстав роботодавця можуть притягти до фінансової відповідальності (ч. 2 ст. 265 КЗпП). Штраф за таке порушення становить 1 МЗП. А його посадових осіб можуть притягти до адміністративної відповідальності (ст. 41 КУпАП). Розмір адмінштрафу за таке порушення — від 30 до 100 НМДГ.
У разі хвороби працівника відпустка переноситься або продовжується. Таке правило передбачене ст. 11 Закону № 504. Оформляється таке продовження або перенесення наказом роботодавця. Підставою для видання наказу є: заява працівника і належним чином оформлений листок непрацездатності (роз’яснення Мінпраці із цього питання наведене в листі від 20.08.2010 р. № 233/18/99-10).
Повідомляти держоргани про тимчасових заступників директора або головного бухгалтера необхідно у випадку, якщо ці особи підписуватимуть:
Так, якщо тимчасовий заступник директора або головбуха підписуватиме податкову звітність, то на нього необхідно отримати окремий електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП) (адже звітність в електронному вигляді скріпляється підписами директора і головбуха). Пам’ятайте! Тимчасовий заступник не може користуватися ЕЦП директора/головбуха. Для надання права підпису тимчасовому заступникові директора/головбуха потрібно звернутися до центру сертифікації ключів та отримати ще один ключ. Проте ключ директора/головбуха на період відпустки скасовувати не потрібно. Про надання права підпису (хоча і тимчасово) іншій особі слід повідомити орган ДФС. Повідомлення про новий сертифікат відкритих ключів для тимчасового заступника директора потрібно відправити в електронному вигляді (п. 11 розд. III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557 (далі — Порядок № 557); ЗІР, категорія 135.3). Форма такого повідомлення наведена в додатку 2 до Порядку № 557. До повідомлення вноситься інформація про підписанта (тобто про тимчасового заступника директора або головбуха), якому надається право підпису електронних документів. На сформоване повідомлення накладається ЕЦП усіх осіб, зазначених у повідомленні, у порядку черговості їх внесення до повідомлення. Якщо ж інформація подається про одного підписанта, тоді тільки його ЕЦП накладається. А після ЕЦП підписантів (підписанта) накладається ЕЦП керівника. В останню чергу повідомлення скріпляється електронною печаткою (за наявності) (п. 12 розд. III Порядку № 557). Щоб тимчасовий заступник директора або головбуха міг підписувати фінансові документи, зразок підпису тимчасового заступника доведеться передати в банк. Для цього в банк потрібно подати додаткову картку зі зразком підпису тимчасово виконуючого обов’язки директора/головбуха, завірену в установленому порядку (п. 18.8, 18.11 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492. Не потрібно повідомляти про тимчасового заступника директора або головбуха держреєстратора та орган ДФС за формою № 1-ОП.
Сумісники мають таке саме право на відпустку, як і працівники, для яких це основне місце роботи. Такий висновок випливає зі ст. 2 Закону № 504, де сказано, що право на відпустку мають усі громадяни, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями або ж працюють за трудовим договором у фізособи. Ніяких винятків для сумісників у цьому питанні трудове законодавство не робить. Тому і тривалість відпустки для сумісників — така сама, як і для основних працівників (за загальним правилом не менше 24 к. д.). Роз’яснення Мінсоцполітики із цього питання наведені в листі від 12.09.2016 р. № 1294/13/84-16 Працівники з неповним робочим часом також мають законне право на відпустку повної тривалості, яка передбачена на цьому підприємстві (не менше 24 к. д.). Режим неповного робочого часу ніяк не впливає на тривалість щорічної відпустки. Важливий нюанс: ідеться про тривалість основної щорічної відпустки. Адже є ще додаткові щорічні відпустки (за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці — ст. 7 Закону № 504 і за особливий характер роботи — ст. 8 Закону № 504). Тривалість цих відпусток залежить від того, скільки часу працівник зайнятий у таких умовах. І тут, звичайно, неповний робочий час працівника може вплинути на тривалість його додаткової щорічної відпустки. А конкретна тривалість цих видів відпусток установлюється колективним або трудовим договором.
Сезонні та тимчасові працівники мають право на щорічну відпустку згідно з ч. 9 ст. 6 Закону № 504. Тривалість їх відпустки розраховується пропорційно до відпрацьованого часу. При звільненні таким працівникам виплачується грошова компенсація за всі невикористані ними дні щорічної відпустки (ст. 24 Закону № 504). Важливий нюанс! Частина 2 ст. 3 Закону № 504 передбачає правило для випадку, коли строк дії строкового договору закінчується, працівникові час звільнятися, а він бажає взяти щорічну відпустку, яку не встиг використати. У цьому випадку невикористана відпустка може за бажанням працівника надаватися йому, навіть якщо час відпустки повністю або частково перевищує строк трудового договору. При цьому дія строкового трудового договору триває до закінчення відпустки.
Можна, але за дотримання певних умов. А саме: працівник зобов’язаний відгуляти не менше 24 к. д. відпустки (ст. 24 Закону № 504). Якщо у працівника накопичилося декілька відпусток, то з кожної відпустки він повинен узяти 24 к. д., тоді решту днів відпустки йому можна компенсувати. Наприклад, тривалість щорічної відпустки працівника становить 31 к. д., з них 24 к. д. — основна відпустка і 7 к. д. — додаткова відпустка за ненормований робочий день. Отже, 24 к. д. працівник повинен відгуляти, а за 7 к. д. йому можна виплатити грошову компенсацію.
Можливо за виконання певних умов. За загальним правилом при звільненні за переведенням на інше підприємство працівникові виплачується компенсація за невикористану відпустку. Отримавши компенсацію, працівник не зможе на новому місці взяти відпустку за період, відпрацьований у попереднього роботодавця. Це зрозуміло. Проте при звільненні за переведенням працівник має право попросити, щоб його компенсацію за невикористану відпустку перерахували на нове місце роботи. Це прохання він повинен викласти в заяві на звільнення. І тоді на новому місці він матиме право на всі дні відпустки, не використані на колишньому місці роботи. А щоб новий роботодавець знав, скільки днів відпустки не використано, працівникові при звільненні слід отримати довідку з розшифровкою, скільки днів відпустки він не використав. Складається така довідка в довільній формі та зазвичай завіряється підписами керівника, головного бухгалтера і печаткою (за наявності). Вищенаведені правила випливають з норм ч. 3 ст. 9, п. 8 ч. 7 ст. 10 Закону № 504. Див. також роз’яснення Мінпраці в листі від 22.02.2008 р. № 33/13/116-08.
Якщо працівник звільняється до закінчення робочого року, за який він уже відгуляв відпустку повної тривалості і йому були виплачені відпусткові, тоді роботодавець має право утримати наперед виплачені відпусткові із зарплати працівника (ч. 1 ст. 22 Закону № 504). Важливий нюанс! У цій ситуації має значення причина звільнення працівника. У ч. 2 ст. 22 Закону № 504 наведено вичерпний перелік підстав, коли утримання надмірно виплачених відпусткових не проводиться, а саме коли звільнення пов’язане: з призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невоєнну) службу (п. 3 ст. 36 КЗпП); переведенням працівника з його згоди на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України (п. 5 ст. 36 КЗпП); відмовою від переведення на роботу до іншої місцевості разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП); змінами в організації виробництва та праці, у т. ч. ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП); виявленням невідповідності працівника посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню цієї роботи (п. 2 ст. 40 КЗпП); нез’явленням на роботу більше чотирьох місяців поспіль через тимчасову непрацездатність, не рахуючи відпустки по вагітності та пологах, якщо законодавством не встановлено триваліший строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні (п. 5 ст. 40 КЗпП); відновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу (п. 6 ст. 40 КЗпП); направленням на навчання; виходом на пенсію (ст. 38 КЗпП); смертю працівника. Якщо причина звільнення працівника не входить до цього переліку, роботодавець має право утримати виплачені наперед відпусткові. Таке утримання проводиться на підставі наказу роботодавця. Для довідки. При виплаті кожної зарплати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20% (ст. 128 КЗпП)! Якщо утримати із зарплати надмірно виплачені відпусткові в повному обсязі не вдалося, тоді слід запропонувати працівникові в добровільному порядку погасити всю суму заборгованості (внести готівкою в касу підприємства або перерахувати на рахунок підприємства). А якщо працівник відмовиться добровільно погасити заборгованість, тоді роботодавець сміливо може звертатися до суду з позовом про стягнення надмірно виплачених відпусткових. Позов можна подати до суду протягом року з моменту звільнення працівника (ст. 233 КЗпП).
Нагадаємо: згідно зі ст. 38 КЗпП працівник має право розірвати договір, укладений на невизначений строк, письмово попередивши про це роботодавця за два тижні. У цій ситуації день звільнення працівника за ст. 38 КЗпП (звільнення за власним бажанням) припадає на останній день відпустки. Тобто після відпустки співробітник уже не виходить на роботу. Звільнення оформляється за загальними правилами. Тобто роботодавець на підставі заяви працівника видає наказ про звільнення, з яким знайомить працівника під підпис. Важливий нюанс! В останній день відпустки, він же день звільнення, слід провести з працівником остаточний розрахунок (виплатити зарплату за відпрацьований час, компенсацію за всі невикористані ним дні щорічної відпустки) і видати йому трудову книжку.
Заборонено не надавати працівникові щорічну відпустку (основну і додаткову) більше двох років поспіль (ч. 4 ст. 80 КЗпП, ч. 5 ст. 11 Закону № 504). За таке порушення роботодавця можуть притягти до фінансової відповідальності, а його посадових осіб (як правило, директора) — до адміністративної відповідальності. Фінансова відповідальність. Фінансові санкції накладаються згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП за «порушення інших вимог трудового законодавства», штраф дорівнює 1 МЗП. Якщо навіть таке порушення допущене стосовно декількох співробітників, то штраф роботодавець повинен заплатити один за всіх. Адже у цій нормі не передбачено накладення штрафу за порушення, допущене стосовно кожного працівника. Строків давності для застосування фінансових санкцій за ч. 2 ст. 265 КЗпП не встановлено. Єдине обмеження: ці штрафи можуть застосовуватися тільки за порушення, скоєні після 01.01.2015 р. Адже вони були введені до КЗпП саме із цієї дати. Штрафи накладаються на роботодавця на підставі постанови органу Держпраці — за правилами, передбаченими Порядком накладення штрафів за порушення законодавства про працю і зайнятість населення, затверджений постановою КМУ від 17.07.2013 р. № 509. Адміністративна відповідальність. Це порушення підпадає під поняття «Інші порушення вимог законодавства про працю» (ч. 1 ст. 41 КУпАП). Розмір штрафу за таке порушення — від 30 до 100 НМДГ. А за повторне порушення протягом року після притягнення до адміністративної відповідальності або якщо такі порушення скоєні стосовно неповнолітнього працівника, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює та виховують дитину до 14 років або дитину-інваліда (ч. 2 ст. 41 КУпАП) штраф становить від 100 до 300 НМДГ. Строк давності для застосування адмінштрафів установлений ст. 38 КУпАП і становить у цьому випадку: за разовими порушеннях — 3 місяці з моменту їх здійснення, а за тими, що тривають, — 3 місяці з моменту їх виявлення. Хоча в законодавстві немає чіткого визначення терміна «правопорушення, що триває», ми вважаємо, що ненадання відпустки більше 2 років поспіль можна віднести до порушень, що тривають. Адже роботодавець продовжує не виконувати свій обов’язок, передбачений правовою нормою. Накласти штраф за ст. 41 КУпАП може тільки суд (ст. 221 КУпАП). Проте органи Держпраці уповноважені скласти протокол за таке порушення (ст. 255 КУпАП).
За загальним правилом у день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівникові належним чином оформлену трудову книжку і провести з ним остаточний розрахунок (ст. 47 КЗпП). Працівникові повинні виплатити зарплату за відпрацьований час, компенсацію за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також вихідну допомогу (у випадках, визначених ст. 44 КЗпП). Про нараховані суми, що належать працівникові при звільненні, роботодавець повинен письмово повідомити працівника перед виплатою зазначених сум (ст. 116 КЗпП). Якщо в день звільнення не провести остаточний розрахунок із працівником, то це чревато такими наслідками:
У цьому питанні п. 2 розд. ІІ Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженому постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100). Базою для оплати щорічної відпустки або для виплати компенсації за дні невикористаної відпустки є середній заробіток за розрахунковий період. За розрахунковий період беруть:
Якщо працівник у розрахунковому періоді не мав повністю відпрацьованого календарного місяця (з 1-го до 1-го числа), тоді середню зарплату слід обчислювати виходячи з посадового окладу (передостанній абзац п. 4 Порядку № 100). На думку Мінсоцполітики, оклад береться на дату виходу у відпустку (лист від 22.12.2005 р. № 717/018/84-05).
З розрахункового періоду виключаються дні, коли за працівником відповідно до чинного законодавства або з поважних причин не зберігався повністю або зберігався частково середній заробіток або коли працівник не працював з поважних причин (абзац шостий п. 2 Порядку № 100). Зокрема, це може бути час:
Також з розрахункового періоду виключаються святкові та неробочі дні, установлені ст. 73 КЗпП (п. 7 розд. ІV Порядка № 100). Не підлягають виключенню з розрахункового періоду дні, коли працівник не працював за своїм бажанням або зі своєї вини. Зокрема, це дні: простою, якщо такий період був оплачений виходячи із середнього заробітку або простій стався з вини працівника; прогулів; відпустки без збереження зарплати, якщо вони надані понад норми, установлені ст. 25 та 26 Закону № 504.
Формула для розрахунку відпусткових виглядає таким чином: середньоденна зарплата за розрахунковий період х кількість календарних днів відпустки. А щоб дізнати середньоденну зарплату, треба взяти сумарний заробіток за розрахунковий період і розділити на кількість календарних днів у цьому періоді, за вирахуванням днів, які виключаються з розрахункового періоду (див. вище).
Свою думку із цього приводу висловило тільки Мінсоцполітики в листі від 08.05.2013 р. № 498/13/84-13. Як не дивно, Держпраці — орган, який проводить перевірки, щодо цього питання відмовчується. І не відомо, визнає Держпраці правильною позицію Мінсоцполітики чи ні. Але те, що думки органу, що дає рекомендації, та органу, чиї представники приходять на перевірки, розходяться, можна побачити на яскравому прикладі (правда, стосовно авансу) з двох листів: листа Мінсоцполітики від 16.03.2018 р. № 118/0/22-18 і листа Держпраці від 03.04.2018 р. № 2547/4/4.1-ДП-18. Наші рекомендації. Роботодавцеві треба не занизити середню зарплату працівника, щоб не потрапити надалі під штрафні санкції за ст. 265 КЗпП за виплату зарплати в неповному обсязі. Тому краще за все звернутися за роз’ясненням до органу Держпраці. Адже саме вони приходять на перевірку і мають свою «унікальну» думку. А якщо не буде офіційного роз’яснення з боку Держпраці, тоді рекомендуємо нарахувати відпусткові за найбільшою із середніх величин. Наприклад, варіант 1, що підтримується Мінсоцполітики у вищезгаданому листі: оклад, помножений на 12 місяців, поділити на календарні дні за вирахуванням святкових (так само за 12 місяців перед відпусткою); варіант 2 — оклад у місяці виходу у відпустку поділити на кількість календарних днів за вирахуванням святкових у місяці виходу у відпустку; варіант 3 — дотримуючись принципу розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняних, поділити оклад на 30,44 к. д.). Або відстоювати позицію, описану у варіанті 1, що підтримується Мінсоцполітики.
До розрахунку середньої зарплати входять такі виплати:
З розрахунку середньої зарплати слід виключити:
Голова МК профспілки О. Дзюба |
