Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає роз’яснення щодо трудових книжок: три рятівні рішення для кризових ситуацій.
- Забруднили трудову книжку
- Переплутали трудові книжки і внесли чужий запис
- Пенсійний фонд вимагає оригінал трудової книжки та погрожує судом
Трудова книжка — хибонебезпечний документ. Кадровики часто помиляються в трудових книжках — через необачність, поспіх чи офісний гармидер, що заважає зосередитися. За помилки доведеться платити красну ціну: на роботодавця чекає штраф (ст. 265 КЗпП), а працівник матиме проблеми при призначенні пенсії.
Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58), містить лише зауваги, як виправляти неправильні й неточні записи про роботу (п. 2.6, 2.8-2.10). На практиці проблеми, що трапляються з трудовими, — ширші й розмаїтіші. Якщо вскочили в таку халепу й ситуація скидається на безвихідь, зверніться по допомогу до вашого професійного журналу. Підкажемо, що робити.
Забруднили трудову книжку.
Що робити. Якщо зіпсували трудову книжку працівника, оформте дублікат. Зробіть це якомога швидше. Загальне правило про строк оформлення дубліката за 15 днів (п. 5.1 Інструкції № 58) в цьому разі не діє, оскільки трудову зіпсував не власник, а кадровик.
Додаток 1. Акт про зіпсуття трудової книжки
- Але спершу складіть акт про те, що трудова книжка зіпсована з вини кадровика (див. Додаток 1). Акт — підстава оформити дублікат. Заява працівника про оформлення дубліката не потрібна.
- Ознайомте з актом власника трудової книжки.
- Отримайте в бухгалтерії бланк трудової книжки. Відшкодувати вартість бланка повинен той, хто зіпсував трудову книжку (ст. 136 КЗпП).
- У правому верхньому куті титульного аркуша від руки чи за допомогою штампа зазначте — Дублікат (п. 5.1 Інструкції № 58).
- На титулі оригіналу трудової книжки напишіть — Замість видано дублікат, укажіть серію та номер дубліката (п. 5.5 Інструкції № 58).
- На титул дубліката перенесіть лише останні дані про працівника. Заповнюйте дублікат за правилами розділу 2 Інструкції № 58.
- У дублікат з трудової перенесіть всі записи, які можете розібрати. Щоб відтворити решту записів, попросіть працівника взяти довідки про роботу в попередніх роботодавців.
- Зареєструйте дублікат у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Зіпсовану книжку віддайте працівнику під підпис. Попередньо зробіть копію.
Порада. Не залишайте трудові книжки напризволяще. Коли виходите з кабінету чи йдете з роботи, ховайте трудові книжки в сейф.
Переплутали трудові книжки і внесли чужий запис.
Що робити. Якщо внесли запис помилково, визнайте його недійсним (див. Додаток 2) та зробіть правильний запис (п. 2.6, 2.10 Інструкції № 58):
Додаток 2. Недійсний запис у трудовій книжці
| Графа | Що зазначити |
| 1 | Наступний порядковий номер |
| 2 | Дату правильного запису |
| 3 | Назву підприємства Слова Запис за № ___ недійсний Правильний запис |
У розділі «Відомості про роботу» трудової книжки не можна:
- закреслювати, зішкрібати лезом чи ретушувати коректором неправильні записи;
- робити відмітки Виправленому вірити.
Порада. Заповнюйте трудові книжки, коли ви не втомлені й не заклопотані дорученнями керівника та проханнями працівників. Винятки — потреба оформити звільнення. Якщо є можливість, зачиніться в кабінеті на час роботи з трудовими.
Пенсійний фонд погрожує судом, якщо не надасте трудову книжку.
Що робити. Відвезіть трудову книжку до ПФУ особисто.
Для призначення пенсії можна подати як оригінали документів, так і їх копії. Копії посвідчує:
- нотаріус;
- адміністрація підприємства, що подає документи заявника для призначення пенсії;
- орган, що призначає пенсію.
Якщо страховий стаж підтверджує трудова книжка, надають її копію, засвідчену адміністрацією підприємства (п. 2.23 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1; далі — Порядок № 22-1). Законодавство не передбачає видавання трудових книжок працівникам, окрім випадків їх звільнення.
Трудові книжки зберігають на підприємствах і видають працівникам у день звільнення:
1) кадровик робить запис про звільнення у трудовій книжці та видає її працівнику;
2) працівник засвідчує одержання трудової книжки підписом у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Підстави — пункт 3 постанови КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301; стаття 47 КЗпП; пункт 4.1 Інструкції № 58.
Мінсоцполітики підтверджує, що трудову книжку слід видавати на руки тільки при звільненні (листи від 05.12.2005 № 06-4/165, від 03.07.2008 № 2022, від 14.07.2017 № 337/0/22-17).
Однак, посадові особи Пенсійного фонду наполягають: при призначенні пенсії має бути оригінал трудової книжки. Аргумент — органи ПФУ мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також перевіряти обгрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію (ч. 3 ст. 44 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV). Тобто свою позицію ПФУ обгрунтовує необхідністю перевірити вірогідність копії трудової книжки.
Аби врегулювати конфлікт з ПФУ та не порушити законодавство про працю, кадровик має особисто пред’явити оригінал трудової книжки посадовій особі ПФУ, яка в його присутності звірить оригінал документа із засвідченою копією.
Цей варіант дій відповідає пункту 1.2 Порядку № 22-1. Нагадаємо, що заяву про призначення пенсії працюючим особам, а також членам сім’ї у зв’язку з втратою годувальника може подати уповноважена посадова особа підприємства за його місцезнаходженням.
Голова МК профспілки О. Дзюба
