Головам ППО
Міська організація профспілки працівників освіти і науки України міста Кропивницького надає роз’яснення чи ставити печатки в трудових книжках.
Обов’язок суб’єктів господарювання використовувати печатки скасовано. Однак Інструкція про порядок ведення трудових книжок передбачає використання печаток.
Використання печаток суб’єктами господарювання регламентує Господарський кодекс (ГК). Суб’єкт господарювання має право використовувати печатки, але не зобов’язаний робити це. Тож наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків (ст. 58-1 ГК).
КМУ протягом трьох місяців з дня набрання чинності Законом «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами — підприємцями» від 23.03.2017 № 1982-VIII (далі — Закон № 1982) мав:
- узгодити свої нормативно-правові акти (НПА) із Законом № 1982;
- забезпечити перегляд та узгодження із Законом № 1982НПА міністерств та інших центральних органів виконавчої влади (п. 2 Прикінцевих положень Закону № 1982).
Однак, наразі не всі НПА відповідають статті 58-1 ГК. Зокрема, Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58), містить норми щодо обов’язкового використання печатки.
Мін’юст надав рекомендації, як діяти, якщо є суперечності між нормами підзаконного НПА та Закону України (лист від 30.01.2009 № Н-35267-18). Закон має вищу юридичну силу. Всі підзаконні нормативно-правові акти приймаються на основі законів та за своїм змістом не повинні суперечити їм. Підпорядкованість таких актів законам закріплена у положеннях Конституції України.
Якщо норми підзаконного акта суперечать нормам закону, необхідно застосовувати норми закону, оскільки він має вищу юридичну силу. Отже, при вирішенні питання щодо обов’язковості печаток керуватися треба ГК.
До того ж право застосовувати печатки підприємства із зазначенням його найменування та ідентифікаційного коду закріплює статут підприємства (положення про нього) та зумовлює правовий статус підприємства (п. 1 гл. 3 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Оформлення та порядок розташування реквізитів організаційно-розпорядчої документації (ОРД) мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 (п. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Відбитком печатки підприємства засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які треба ставити відбиток печатки, визначає підприємство на підставі нормативно-правових актів. Цей перелік — частина індивідуальної інструкції з діловодства (п. 5.26 ДСТУ 4163-2003; п. 4 гл. 3 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Отже, якщо положення (статут) не передбачає наявності печатки в юридичної особи, то в трудових книжках та ОРД печатку можна не ставити.
Якщо ж положення (статут) передбачає наявність печатки, додайте до інструкції перелік документів, на яких має бути печатка. На документах, що не наведені в Переліку, печатку не ставте.
Голова МК профспілки О. Дзюба